Configurarea interfeței SmartCash RMS cu aplicația contabilă Saga

Saga este una dintre cele mai raspandite solutii software pentru contabilitate din Romania. Este folosita de multi contabili datorita interfetelor simple.Nu in ultimul rand pretul sau redus, este unul din motivele alegerii sale de catre foarte multi utilizatori.

Pentru clientii SmartCash RMS care doresc sa transmita datele colectate in timp real in magazine catre contabilitatea operata cu Saga, a fost dezvoltat un plug-in SmartCash specializat. Lansat in anul 2017, acesta a fost continuu dezvoltat, la cererea clientilor nostri, astfel incat acum acopera majoritatea scenariilor de configurare contabila suportate in Saga.

Din acest articol veti invata cum sa configurati si sa utilizati extensia de export date catre Saga.

Pasul 1 – Activarea extensiei Saga

Pentru activarea plug-in-ului in aplicatia SmartCash Shop din magazin, folosind contul de Administrator se acceseaza meniul Configurare Program.

Se selecteaza meniul Extensii SmartCash (1) apoi Export Saga (2), dupa care se bifeaza optiunea Utilizeaza Plug-In pentru exportul datelor in Saga (3) selectand calea catre acesta. Puteti testa functionarea lui folosind butonul Rulare Plugin Export

La final se salveaza optiunea, prin apasarea butonului Salvare&Iesire (4).

Pasul 2 – Accesarea exportului catre Saga

In programul SmartCash Shop, folosin un cont de acces cu drepturi suficiente, se acceseaza din meniul: Logistica – Export Saga 

Interfata afisata in continuare este urmatoarea:

Pasul 3 – Configurarea extensiei de export Saga

Folosind interfata de configurare SmartCash, trebuiesc efectuate maparile tipurilor de operatii din sistemul SmartCash RMS cu operatiunile contabile definite la nivelul programului de contabilitate Saga (note contabile).

Definirea notelor contabile este la latitudinea contabilului dvs. autorizat in conformitate cu legislatia in vigoare. Trebuiesc completate coloanele Cont debitor/Cont Creditor si Tipul de document conform conturilor analiticelor din Saga. Odata salvate aceste valori vor fi utilizate la orice export ulterior.

In continuare prezentam un exemplu pentru referinta dvs.:

In modulul de export trebuiesc completate valorile: Data de inceput, Data de sfarsit, Cod Client Generic pentru vanzarea cu amanuntul si cele patru optiuni ce urmeaza a fi selectate in functie de modul de reprezentare contabila.

Exportul se efectueaza pe un interval de timp selectat de operator, ce cuprinde informatiile (ex: Furnizori/clienti) de pe facturile sau receptiile din intervalul respectiv. De obicei se efectueaza o raportare lunara, in fiecare luna dupa ultima zi a lunii precedente. Se pot insa exporta si intervale de timp mai mari decat o luna.

Coloanele Cont Creditor si Cont debitor vor contine conturile contabile  din programul Saga aferente operatiilor ce vor fi exportate. In  coloana explicatii se noteaza descrierea tipului de operatie iar in coloana Tip se adauga initiala documentului aferenta setarilor din Saga(ex: F – Facturi, B- Bon fiscal).

In afara conturilor contabile, optiunile ce pot fi setate sunt urmatoarele:

Foloseste Client Generic pentru vanzarile cu amanuntul

Folosind aceasta optiune, toate vanzarile cu amanuntul vor fi automat alocate in exportul catre Saga pe un client cu codul Saga egal cu cel din campul Cod Client Generic. Clientul trebuie sa fie in prealabil definit in Saga.

Foloseste Codul fiscal ca identificator in Saga

Folosind aceasta optiune, identificarea clientilor sau a  furnizorilor se va face pe baza codului fiscal.

Atentie!

Aceasta metoda nu este recomandata si se foloseste doar in cazuri speciale. Recomandarea noastra este aceea de a folosi coduri de identificare pentru clienti sau furnizori independente de codul fiscal. Odata stabilite in Saga se vor completa identic si in SmartCash, asigurand o mapare sigura si fara erori.

Foloseste Codul Extern ca identificator in Saga

Este optiunea recomandata de mapare, si odata activata, este necesar ca codul sa fie alocat mai intai in Saga iar apoi in programul SmartCash.

In exemplul urmator observati modul de mapare a unui furnizor.

Campul Cod din Saga trebuie sa fie completat in campul Cod Furnizor din Smartcash RMS, pentru fiecare furnizor nou adaugat.

In exemplul urmator observati modul de mapare a unui client :

Foloseste gestiunea global- valorica  in Saga

Optiunea se foloseste atunci cand reprezentarea operatiilor in Saga se face la nivel global valoric. In aceasta situatie, fiecare operatiune/document din SmartCash este transmis catre Saga doar ca total valoric, cu defalcare pe cotele de TVA (cate o linie valorica pentru fiecare cota diferita.

In exemplul de mai jos se poate vizualiza rezultatul exportului cu optiunea activa folosind gestiunea global-valorica in Saga. (Sunt aduse totalurile pe fiecare cota de tva  de pe factura respectiva) .

Daca optiunea nu este activata, fiecare document este exportat catre Saga la nivelul de detaliu cel mai ridicat (pe articole, asa cum a fost el emis).

Atentie!

Aceasta varianta va duce la un trafic ridicat de date catre aplicatia contabila (un numar foarte mare de articole ce urmeaza a fi generate automat in Saga la import).
Daca nu sunt motive bine intemeiate (portofoliu redus de produse), nu recomandam lucrul cu un nivel atat de ridicat de detaliu in aplicatia Saga, care nu a fost proietcata pentru asa ceva.

In exemplul de mai jos se poate vizualiza rezultatul exportului unui document fara activarea optiunii Foloseste gestiunea global-valorica in Saga (Informatiile sunt aduse in ordinea de pe factura).

Pasul 4 – Exportul datelor catre Saga

Dupa selectarea intervalului de timp si a optiunilor dorite,  se apasa butonul Continua, se selecteaza  locatia de salvare a fisierelor (1) apoi  se apasa din nou (2)Continua (la finalizarea exportului trebuie sa fie afisat mesajul: Exportul a fost realizat cu succes. Se revine in aplicatia SmartCash prin apasarea butonul  Iesire.

In locatia selectata se pot vizualiza fisierele exportate: Clienti, Furnizori, Intrari, Iesiri si Note contabile:

• Fisierul de intrari contine Receptiile de la Furnizori si Retururile catre Furnizori (cu factura de storno sau aviz)
• Fisierul de iesiri contine Vanzarile cu Ridicata si Returul la Vanzarile cu Ridicata din SmartCash.
• Notele contabile contin incasarile prin POS repartizate pe toate cotele de TVA si pe toate formele de plata.

De retinut ca pentru orice export generat din SmartCash se genereaza si fisiere Saga ce contin partenerii (clienti/furnizori) inclusi pe documentele din exportul respectiv.

Dupa salvarea fisierelor, se acceseaza aplicatia Saga. 

In meniul Diverse -Import Date se selecteaza optiunea :  Import date din fisiere generate din “Export date” sau “iesiri” – facturi XML

Se specifica Din Cale import date catre calea de salvare a fisierelor SmartCash exportate.

Ca urmare in lista de mai jos sunt afisate fisierele ce pot fi preluate in Saga.

Se vor importa totdeauna mai intai fisierele Clieni sau Furnizori. Daca acestia exista deja in Saga (cu identificare dupa Cod Extern sau dupa CUI) nu vor mai fi adaugati. In caz contrar acestia vor fi adaugati in Saga.

Atentie!

Importul de documente care nu au un partener definit mai intai in Saga vor fi refuzate.

Versiunea de Plug-In Export Saga disponibila la data acestui articol este 2.0.0.5

Va invitam sa ne transmiteti comentariile sau propunerile voastre legate de exportul datelor catre Saga din programul SmartCash.