Configurarea programului WinMentor pentru preluarea automata de date din SmartCash RMS

Obiectiv articol

Descrierea operatiilor de configurare ale programului WinMentor pentru a prelua automat tranzactiile generate in magazine ce ruleaza platforma SmartCash RMS.

Componente Software Necesare

• SmartCash NetBridge (minim versiune 5.0.0.34) cu conector WinMentor.
• WinMentor minim versiune v. 3200709.10
• DocImpServer minim versiune v. 3200709.10 

Interfata automata SmartCash – WinMentor implementeaza transferul automat al operatiilor primare generate intr-un magazin sau o retea de magazine SmartCash catre aplicatia WinMentor. Replicarea datelor asigura generarea automata in WinMentor a tuturor documentelor culese in programul SmartCash Shop. Aceste documente sunt gestionate valoric, la nivel de document. In acest mod sunt replicate si consolidate soldurile facturilor la furnizori sau la clienti, precum si majoritatea operatiilor curente din activitatea de retail (vanzari, monetare, retururi, transferuri, facturi la bon fiscal, etc).

In tabelul urmator sunt prezentate operatiile ce pot fi transferate si tipul de inregistrare corespondenta in programul WinMentor.

Denumire Operatie SmartCash	Tip Operatie in WinMentor	Cod Operatie in WinMentor
Receptie de la Furnizor	Receptie Terti	NIR
Transfer la Furnizor	Retur Terti	FACT
Vanzare cu Ridicata	Facturare de Stoc	FACT
Retur Vanzare cu Ridicata	Factura Storno	FACT
Vanzari prin POS	Monetar	MO
Vanzari prin Case de Marcat Online	Monetar	MO
Consum Intern	Bon Consum	BC
Receptia de la un Magazin din Retea	Transfer intre Gestiuni	TM
Factura la Bon Fiscal	Factura fara Stoc	FACT
Returul la Bon Fiscal	Factura Storno	FACT

Configurare WinMentor

1. In WinMentor se adauga o noua FIRMA a carui DENUMIRE PRESCURTATA va fi adaugata in setarile NetBridge la optiunea “Nume Firma”.

3. La fiecare gestiune astfel creata in WinMentor, trebuie asignat obligatoriu la definire, un cont implicit ce va fi folosit pentru Vanzarile prin Casa si POS. In lista WinMentor contarea se numeste de regula “Marfa in magazin (Valoric)”.

4. Pentru fiecare tip de operatie si gestiune (magazin) preluat in programul WinMentor dintr-un magazin SmartCash se defineste in programul WinMentor cate un CARNET de DOCUMENTE.  CARNETUL se defineste, avand seria definita dupa instructiunile urmatoare, pe tipuri de operatii:

Receptii de la Terti

Simbol Document = NIRx, unde x este numarul magazinului din reteaua SmartCash
Serie Carnet =  RMxxx, unde xxx este numarul magazinului din reteaua SmartCash completat cu zerouri in fata
Primul numar = 1
Ultimul numar = 999999

Facturi

Simbol Document = Fx, unde x este numarul magazinului corespunzator SmartCash
Serie Carnet =  FMxxx, unde xxx este numarul magazinului din reteaua SmartCash completat cu zerouri in fata
Primul numar = 1
Ultimul numar = 999999

Bonuri de Consum

Simbol Document = BCx , unde x este numarul magazinului corespunzator SmartCash
Serie Carnet =  BMxxx, unde xxx este numarul magazinului din reteaua SmartCash completat cu zerouri in fata
Primul numar = 1
Ultimul numar = 999999

Vanzari prin casa de marcat

Simbol Document = MOx (unde x este numarul magazinului corespunzator SmartCash)
Serie Carnet =  Z<NRMAGAZIN pe 3 caractere><NRPOS pe 2 caractere>. Ex Z00101 (magazinul 1, casa 1), Z00102(magazinul 1, casa 2), Z01207 (magazinul 12, casa 7).
Primul numar = 1
Ultimul numar = 999999

Transferuri la Terti sau Intre Magazine

Simbol Document = Tx (unde x este numarul magazinului corespunzator SmartCash)
Serie Carnet =  TMxxx, unde xxx este numarul magazinului din reteaua SmartCash completat cu zerouri la stanga. Ex TM001 (magazinul 1), TM002(magazinul 2).
Primul numar = 1
Ultimul numar = 9999999

Astfel ar trebui sa arate pentru Gestiunea nr 1 carnetele definite. (avand 2 posuri in lista).

5. Pentru fiecare cota de TVA si tip de unitate de masura (stocabil sau serviciu) trebuie introdus in WinMentor un articol corespondent. Toate operatiile de gestiune din magazinele SmartCash se vor mapa pe articolul corespunzator cotei de TVA din Winmentor.  Pentru fiecare astfel de articol se vor configura de asemenea si atributele necesare (UM, Gestiune implicita, Tip contabil).

Caracteristici Articole Stocabile si Servicii

Denumire =  Marfa in magazin valoric x%, unde x este valoarea cotei de TVA pentru care a fost creat articolul (ex. Marfa in magazin valoric 24%)
Cod Extern =  Articol_<cota TVA>_<unitate masura>, unde: <cota TVA> reprezinta cota TVA aferenta articolului (ex 9, 24) iar <unitate masura> poate lua doua valori, Buc pentr articole de tip marfa si FaraUM pentru servicii)

Exemple de Coduri Externe pentru articole:
Articol_24_Buc – reprezinta articol aferent cota TVA 24 % de tip stocabil
Articol_24_FaraUM – reprezinta articol aferent cota TVA 24 % de tip serviciu
Articol_9_Buc – reprezinta articol aferent cota TVA 9 % de tip stocabil
Articol_9_FaraUM – reprezinta articol aferent cota TVA 9 % de tip serviciu

Unitatea de masura = Lei (!)
Moneda = Lei
Tip Articol = stoc sau serviciu
Tip Contabil pentru articole stocabile ex. = Marfa in Magazin(Valoric) – Cont 707

Pentru fiecare articol se selecteaza regulile implicite de contare. Pentru articolele de tip marfa se recomanda contul 707 iar pentru cele de tip serviciu se recomanda contul 704.

6. Pentru evidenta diferentelor la receptie se vor defini in WinMentor, cate un articol de tip Diferenta la Receptie pentru fiecare cota de TVA utilizata. Articolele de tipul diferente la receptie se definesc doar cu tipul serviciu.

Caracteristici Articol Diferente la Receptie

Denumire =  Diferente la receptie x%, unde x este valoarea cotei de TVA pentru care a fost creat articolul (ex. Diferente la receptie 24%)
Cod Extern =  Diff_<cota TVA>, unde: <cota TVA> reprezinta cota TVA aferenta articolului (ex 9, 24)

Exemple de Coduri Externe pentru articole:
Diff_24 – reprezinta articol aferent diferente la receptie articole cu cota TVA 24 %
Diff_9 – reprezinta articol aferent diferente la receptie articole cu cota TVA 9 %

Unitatea de masura = Lei (!)
Moneda = Lei
Tip Articol = serviciu (!)
Tip Contabil pentru articole stocabile ex. = Cont 607

7. Pentru preluarea incasarilor in numerar efectuate prin POS in SmartCash, in WinMentor se vor configura monetarele in unul din cele doua moduri descrise mai jos:

Varianta 1: Repartizarea automata a incasarilor pe cate o “Casa in Lei” separata pentru fiecare magazin

Pentru fiecare Magazin SmartCash (gestiune WinMentor) se declara o noua inregistrare la Nomenclatorul Casa & Banca. Pentru fiecare astfel de inregistrare se va completa obligatoriu campul Nume Cassa:

Nume Cassa =  Casa lei + M_xxx, unde xxx este numarul magazinului din reteaua SmartCash completat cu zerouri la stanga. Ex: Casa lei M_001Restul, campurilor (Denumire, Filiala, Etc) sunt irelevante pentru interfata si se vor completa dupa necesitatile din WinMentor.
La fiecare adaugare de nou magazin in reteaua SmartCash trebuie adaugata si o noua Cassa in Lei cu Nume Cassa corespunzator.

Varianta 2: Centralizarea incasarilor in una sau mai multe “Case in Lei” personalizate

In aceasta a doua situatie, se pot centraliza incasarile cu numerar (monetarele) intr-o singura Casa in Lei sau in mai multe astfel de case, specificand insa corespondenta in cadrul programului SmartCash NetBridge (Butonul Casa Lei).

Atentie!

Programul nu permite exportul incasarilor daca nici una dintre cele doua metode nu este configurata!

8. Pentru prelucrarea corecta a formelor de plata de tip Non-Numerar de pe Monetare, (Incasari cu Tichete, Card sau CEC) este obligatorie completarea in CARACTERIZARI de BANCI a tipurilor corespunzatoare de plata, impreuna cu contarea specifica asemanator cu imaginea urmatoare.

Denumirea si contul corespondent se vor defini in colaborare cu un specialist WinMentor, depinzand de situatia dvs. specifica. In orice caz ele trebuiesc definite, in caz contrar fiind afisat un mesaj de eroare cu continutul “Nu gasesc descriere contabila CEC / CARD / Tichete !”.

9. Pentru operarea interfetei automate, este nevoie ca programul WinMentor sa aiba configurate o serie de constante generale in urmatorul mod:

01. Functionalitate
3. Contabile
3. 02 Corectie Automata Coef Adaos = DA
3.11 Coef Descarcare calculat = LA SOLD

14. Import Date din alte aplicatii
0.03 – pana la – 0.09  = Marfa in Magazin (Valoric)
0.10 Cont de inregistrare discount la FACTURI INTRARE = recomandat 767
0.11 Cont de inregistrare discount la FACTURI IESIRE = recomandat 667
0.12 Cod pentru Identificare ARTICOLE = Cod Extern
0.13 Cod pentru Identificare PARTENERI = Cod Extern

Probleme Intalnite si Limitari ale Interfetei

• Documentele de receptie (Numar Factura, Serie Factura sunt truncate la 6 caractere).
• Seria si numarul documentului trebuiesc introduse in programul SmartCash Shop in urmatorul format: <SERIE> <NUMAR> (ex: GT 0988134)
• Daca seria si numarul facturii nu este de genul SERIE (litere) NUMAR (cifre) ca in ex ART 000785 este posibil ca Seria sa fie interpretata drept ZERO si numarul la fel ZERO astfel incat sa se suprascrie mai multe facturi care au seria si numarul gresit rezultand o lipsa de documente in WinMentor.
• Sub nici o forma a NU se scrie prima data numarul apoi seria. Cu siguranta ea va fi interpretata drept zero zero si documentele vor fi pierdute ele suprascriinduse unul peste celalat.
• Operatia SmartCash Inventar (Mariri, Micsorari de Stoc) nu este implementata.
• Operatia SmartCash Compensare (Mariri, Micsorari de Stoc) nu este implementata.
• Operatia SmartCash Modificari De Pret nu este implementata.