Configurari necesare pentru raportarea in sistemul eFactura si eTransport
In acest articol sunt prezentate informatiile care trebuiesc completate in programul SmartCash in mod obligatoriu corect, pentru buna functionare a sistemului de raportare catre ANAF evitand astfel erorile de validare cele mai raspandite.
Configurarea datelor pentru magazin
Majoritatea clientilor nostri nu au acordat o atentie suficienta informatiilor furnizate in antetul fiecarui magazin.
Iata in continuare o captura de ecran cu setari larg intalnite la clientii notri, care nu produc insa nici un efect vizibil in operarea magazinului.
Dupa cum se observa, deoarece nu este utilizata o adresa standardizata, campul localitate este semnalizat cu culoarea rosie.
Pentru introducerea corecta a adresei standardizate a magazinului folositi butonul din dreapta campului “Localitate” ca in imaginea urmatoare.
Prin apasarea acestui buton este afisata o caseta selectie: Tara -> Judet -> Localitate care va permite sa selectati exact localitatea potrivita din nomenclatorul SIRUTA Romania.
Dupa confirmare adresa nu mai este colorata cu rosu, acest lucru semnalizand faptul ca adresa folosita este standardizata.
Se va acorda atentie si completarii campului “Cod Fiscal” astfel:
- Daca NU sunteti platitor de TVA NU completati prefixul RO de la CIF si bifati “Firma Neplatitoare de TVA”;
- Daca SUNTETI platitor de TVA completati prefixul RO inaintea codului CIF al firmei sau a punctului de lucru respectiv (daca are cod fiscal diferit de cel al firmei de care apartine) si debifati “Firma Neplatitoare de TVA”.
Celelalte campuri au importanta doar operationala, trebuind desigur completate corect, dar ele nu sunt validate de sistemul eFactura la primire.
Completarea datelor magazinelor dintr-o retea de magazine SmartCash RMS
Aceasta optiune este disponibila doar pentru centralele de magazine SmartCash RMS. Utilizatorii din magazine individuale pot trece deci la urmatorul capitol de setari.
Deoarece facturile si avizele de insotire sunt generate in fiecare magazin in parte, la raportarea lor catre sistemul ANAF, datele fiscale ale punctelor de lucru sunt folosite in antetul fiecarui document XML, fiind preluate din centrala de magazine.
De aceea completarea corecta si completa a tuturor campurilor de la fiecare magazin din retea este importanta. Campurile esentiale pentru sistemul ANAF sunt subliniate in imaginea umatoare:
Ca si in alte cazuri, adresa magazinului trebuie sa fie una standardizata obtinuta prin selectarea succesiva a Tarii -> Judetului -> Localitatii.
In campul “Adresa” nu se vor dubla localitatea si judetul ci se va completa doar strada numarul si datele postale.
Codul fiscal trebuie obligatoriu completat folosind urmatoarea regula:
- Daca NU sunteti platitor de TVA NU completati prefixul RO de la CIF;
- Daca SUNTETI platitor de TVA completati prefixul RO inaintea codului CIF al firmei sau a punctului de lucru respectiv (daca are cod fiscal diferit de cel al firmei de care apartine).
Desi “Codul Postal” nu este solicitat obligatoriu in acest moment de ANAF, va recomandam sa il completati, deoarece este posibil ca in viitor sa fie utilizat in cadrul altor aplicatii ce urmeaza a fi implementate, pentru localizarea mai buna a locului de plecare/sosire al transporturilor.
Completarea datelor pentru Furnizori
Pentru generarea corecta a documentelor electronice de transport bazate pe avizele de insotire emise catre furnizori este necesara definirea corecta si completa fiscal a datelor furnizorilor.
Cei mai multi clienti folosesc insa in continuare, adrese nestandardizate pentru furnizori, ca in imaginea urmatoare. Acest lucru nu mai este posibil acum, ducand la erori de raportare pentru campurile validate de ANAF. Iata o imagine cu situatia incorecta.
Este obligatorie selectarea bifei “Adresa Standardizata” si selectarea in ordinea Tara -> Judet -> Localitate a datelor de localizare geografica ca in imaginea urmatoare.
Dupa cum observati, pe langa localitatea compusa corect este necesara completarea campului “Adresa” din care vor lipsi insa Judetul sau Localitatea deja selectate mai sus.
Codul Fiscal trebuie obligatoriu completat folosind urmatoarea regula:
- Daca Furnizorul NU este platitor de TVA NU completati prefixul RO de la CIF;
- Daca Furnizorul ESTE platitor de TVA completati prefixul RO inaintea codului CIF al firmei respective.
Completarea datelor pentru Clienti
Una dintre informatiile cel mai strict validate de ANAF in sistemul eFactura si eTransport este cea legata de calificarea fiscala a clientilor (beneficiari, locatii de livrare).
De aceea va rugam sa acordati atentie urmatoarelor greseli frecvente reprezentate si in imaginea urmatoare.
Se observa cum clientul nu are o adresa standardizata, cea existenta fiind cel mai probabil furnizata prin migrarea datelor existente in versiunile mai vechi de program. Aceste informatii trebuiesc corectate ca in imaginea urmatoare:
Adresa trebuie completata prin selectarea localitatii in ordinea Tara -> Judet -> Localitate, dupa bifarea prealabila a optiunii “Adresa Standardizata”.
Din campul “Adresa” vor lipsi Judetul sau Localitatea deja selectate mai sus.
Desi “Codul Postal” nu este solicitat obligatoriu in acest moment de ANAF, va recomandam sa il completati, deoarece este posibil ca in viitor sa fie utilizat in cadrul altor aplicatii ce urmeaza a fi implementate, pentru localizarea mai buna a locului de plecare/sosire al transporturilor.
Pentru Persoane Juridice este obligatorie selectarea valorii CUI in selectorul Cod Fiscal, iar codul fiscal trebuie obligatoriu completat folosind urmatoarea regula:
- Daca Clientul NU este platitor de TVA NU completati prefixul RO de la CIF;
- Daca Clientul ESTE platitor de TVA completati prefixul RO inaintea codului CIF al firmei respective.
Prezenta campului Tip Cod pe valoarea CUI este folosita pentru filtrarea facturilor emise pentru persoane juridice de cele emise pentru persoane fizice la transmiterea catre ANAF. Doar cele care au valoarea CUI sunt raportate, celelalte fiind automat exceptate.
In cazul in care ati selectat utilizarea “Adresei Standardizate” datele anterior existente (provenite din versiuni mai vechi ale aplicatiei) nu mai sunt vizibile.
Selectati butonul “Info” ca in exemplul urmator, pentru a le afisa si a le putea completa corect sub forma lor standardizata la clientul respectiv:
Completarea datelor pentru Articole
Pentru clasificarea corecta a articolelor din punctul de vedere al formatului XML utilizat in raportarea eFactura si eTransport au fost introduse o serie de campuri care trebuiesc completate dupa caz ca in imaginea urmatoare.
Trebuie inteles ca datorita volatilitatii informatiilor curente de la ANAF si a modificarilor ce probabil ca vor continua sa fie solicitate in perioada urmatoare, aceste informatii sunt provizorii.
Este deci posibil ca noi campuri sa apara si in interfata SmartCash RMS, situatie in care vom modifica prezenta sectiune in mod corespunzator.
Campul Cod CPV va fi utilizat pentru stocarea codurilor de tip CPV, obligatorii pentru efectuarea de achizitii publice. Lista completa a codurilor CPV este disponibila aici: https://licitatiiseap.ro/coduri_cpv/
Pentru a fi luat in calcul campul Cod CPV trebuie sa contina un cod de tipul “15110000-2“, adica 8 caractere numerice, caracterul “-” urmat de inca o grupa de caractere numerice. Orice alta valoare va duce la ignorarea campului in procesarea ulterioara.
Codul CPV trebuie completat doar de catre utilizatorii care lucreaza cu statul.
Campul Cod Vamal (NC) trebuie completat pentru toate articolele cu risc fiscal in conditiile in care folostiti sistemul eTransport.
Atat codul CPV cat si Codul Vamal pot fi completate folosind selectia multipla, pentru mai multe articole odata folosind noile campuri introduse ca in imaginea urmatoare:
ANAF accepta in acest moment in fisierele XML minim grupa principala a codului NC, adica primele 4 caractere.
Este posibil insa sa apara modificari in viitor, dupa cum am mentionat si mai sus.
Nomenclatorul complet al codurilor vamale NC poate fi descarcat de la adresa: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/TXT/PDF/?uri=OJ:L:2021:385:FULL&from=RO
Concluzii si recomandari
Pentru buna functionare a sistemului de raportare automata SmartCash ANAF Connector este important sa intelegeti ca exactitatea datelor colectate, cel putin pentru entitatile prezentate in acest articol, trebuie pastrata de acum inainte la orice noua adaugare de informatii.
Codul Vamal NC la nivel de grupa principala pentru articole poate fi completat relativ rapid folosind modificarea prin selectie multipla. Astfel selectati toate articolele unei categorii SmartCash care corespunde grupei principale vamale si actualizati valoarea Cod Vamal odata pentru toate produsele din categorie.
Codurile fiscale CIF introduse in sistem, indiferent de entitate (Furnizor, Client, Magazin, Transportator) trebuiesc obligatoriu sa fie corecte. Sistemul SmartCash RMS include o functie de validare, dar multi clienti au dezactivat-o ca “sa nu mai piarda vremea” cu introducerea corecta a lor.
Recomandam de aceea activarea acestei functii. Daca nu stiti de unde, va rugam sa sunati la suport pentru activarea ei, astfel incat sa nu mai puteti introduce CIF incorecte nici pe viitor.
Nu evitati efectuarea actualizarilor descrise in acest articol si nu le lasati pe ultima clipa!
In caz contrar vor rezulta la prima cuplare sute de documente invalidate de sistemul ANAF, deci veti fi obligati sa faceti corectiile intr-un moment de criza, contra timp.
Uram succes tuturor clientilor nostri in acest demers de digitalizare fara precedent in Romania.
La randul nostru vom face tot ce este omeneste posibil sa va ajutam, atat prin dispeceratul national de suport, disponibil la nr. 021.569.36.99 cat si prin centrele teritoriale de service de la Bacau, Iasi, Craiova si Satu Mare.
Vom reveni cu informari suplimentare sau cu actualizari ale acestui articol ori de cate ori vom avea noutati relevante de la ANAF.