Cum sa ma pregatesc pentru e-Factura si e-Transport?

Ca urmare a apropierii termenului de implementare pentru sistemele e-Factura si e-Transport, tot mai multi clienti ne-au contactat pentru informatii legate de modul de implementare. Acest articol incearca sa raspunda la o parte din aceste intrebari.

Cuplarea utilizatorilor platformei software SmartCash RMS la noul sistem de raportare ANAF sa va realiza, asa cum v-am obisnuit, complet automat. Nu sunt necesare operatii manuale, altele decat cele de emitere a documentelor respective in sistem, pentru ca acestea sa ajunga in sistemul e-Factura sau e-Transport.

Pentru gestionarea relatiei cu ANAF a fost introdusa o noua aplicatie de tip serviciu automat Windows, denumita SmartCash ANAF Connector. Aceasta dispune de un sistem avansat de monitorizare a situatiei transmiterii documentelor catre ANAF.

SmartCash ANAF Connector functioneaza in doua moduri: in regim centrala de magazine si in regim magazin independent.

Datorita modului de autorizare ANAF, per cod fiscal, daca operati mai multe firme, care au coduri fiscale diferite, trebuie utilizat cate un ANAF Conector separat pentru fiecare firma. Acestea vor rula pe acelasi calculator simultan, dar vor transmite date in mod izolat, separat unul de celalalt, pentru fiecare firma in parte.

Care este nivelul de exactitate al datelor solicitat de ANAF?

Odata cu noul sistem, ANAF solicita tuturor companiilor inrolate in sistemul e-Factura si in sistemul e-Transport, furnizarea de date corect validate la sursa in legatura cu produsele incluse in factura, clientii sau furnizorii acestora dupa caz, iar in sistemul e-Transport date legate de transportator.

In caz contrar, documentele vor fi refuzate in sistemul ANAF, iar compania dvs. nu isi va fi indeplinit datoria de raportare.

Iata pe scurt care sunt datele cele mai importante care sunt validate la primirea unei facturi/aviz in sistemul ANAF:

• Codul fiscal al furnizorului (al firmei dvs)
• Codul fiscal al clientului;
• Incadrarea firmelor ca platitor sau neplatitor de TVA (furnizor si beneficiar deopotriva);
• Judetul si Localitatea fiecaruia in conformitate cu denumirea din nomenclatorul SIRUTA;
• Codul vamal (NC) al fiecarui produs (minim primele 4 caractere din acesta, adica codul de grupa) pentru sistemul e-Transport;
• Numarul de inmatriculare al autovehicolului care transporta marfa (fost “Delegat”) si denumirea transportatorului;
• Data plecarii si cea a sosirii (estimata) a transportului la destinatie.

Orice valoare eronata duce la refuzarea respectivului document si la nevoia ca dvs. sa revizuiti lista de erori, sa o corectati si sa retransmiteti documentul respectiv.

Pentru toti clientii care detin mai multe magazine, dar care nu sunt conectate in retea SmartCash, acesta este momentul in care devine obligatoriu sa faca pasul catre gestionarea centralizata a magazinelor.

Desi am facut multiple apeluri in ultimele 6 luni pentru a demara cat mai curand acest proces, din pacate putini dintre clientii nostri care opereaza individual mai multe magazine au dat curs recomandarilor noastre.

Fara gestionarea centralizata a portofoliului de produse, clienti si furnizori, intretinerea descentralizata a acestor date la nivelul de exactitate solicitat de ANAF, in fiecare magazin separat, desi teoretic posibila este imposibila practic.

De aceea recomandam utilizarea modului “magazin individual” pentru ANAF Connector doar in cazul magazinelor mici, individuale, unde toate procesele se deruleaza in acelasi spatiu.

Solutia SmartCash RMS este proiectata pentru operarea retelelor de magazine la costuri extrem de reduse si daca este necesar se pot configura restrictii operationale minime la nivel de magazin. Asadar nu exista motive operationale, asa cum au invocat unii clienti, care sa va impiedice sa va simplificati activitatea prin controlul centralizat al datelor.

Ce trebuie sa fac pentru a putea sa ma conectez la ANAF in sistemul e-Factura si e-Transport?

Trebuie mai intai sa va inregistrati compania in Spatiul Privat Virtual.

Dupa inregistrare si obtinerea semnaturii digitale pentru administratorul firmei dvs. sunteti gata de plecare. Semnatura digitala este obtinunta contra cost pe un dispozitiv fizic (Memory Stick) de la o autoritate de certificare (CertSign).

Asa cum cei mai multi dintre dvs. au facut-o, semnatura digitala poate fi delegata pentru anumite operatii si catre o persoana terta (contabilul autorizat sau directorul de magazin de exemplu) prin intermediul unei procuri notariale.

De retinut insa ca indiferent pe cine autorizati, responsabilitatea juridica in fata ANAF pentru toate operatiunile semnate cu respectiva semnatura apartine administratorului firmei.

Pentru autorizarea in sistemul e-Factura si e-Transport la transmiterea documentelor este obligatorie prezenta semnaturii digitale pentru semnarea fiecarui pachet de date. Acest lucru inseamna ca un memory stick cu o semnatura autorizata trebuie sa fie prezent intr-un port USB al fiecarei statii fizice care efectueaza raportari.

In cazul unui numar mare de magazine care nu sunt conectate intr-o retea SmartCash RMS, in fiecare magazin ar trebui sa existe, fie si provizoriu, un astfel de dispozitiv. Este o perspectiva aproape imposibil de pus in practica.

Dimpotriva, in cazul unei retele de magazine SmartCash RMS, toate datele sunt automat centralizate in cateva minute de la emitere, iar transmiterea lor catre ANAF se face astfel dintr-un singur punct, folosind un singur dispozitiv de autorizare digital.

Latenta cumulata in transmiterea tuturor documentelor catre ANAF pentru o intreaga retea de magazine SmartCash RMS ajunge sub 5 minute.

In ceea ce priveste datele din bazele de date existente, ce urmeaza a fi raportate trebuie sa luati masuri urgente in urmatoarele directii, dupa efectuarea actualizarii la ultima versiune:

• Introducerea corecta a codului fiscal pentru toti clientii si a atributului fiscal;
• Introducerea corecta a codului fiscal pentru toti Furnizorii si a atributului fiscal;
• Introducerea corecta, prin selectarea judetului si a localitatii din listele de adrese standardizate a adreselor pentru toti clientii si furnizorii;
• Actualizarea datelor fiecarui magazin in parte in setarile programului (in special codul fiscal si adresa standardizata);
• Actualizarea datelor pentru toate magazinele din retea (la retele de magazine), in sensul utilizarii adreselor standardizate cu judet/localitate SIRUTA.
• Introducerea codului vamal intrastat (NC) pentru articole.

Ce implica conectarea la sistemul e-Factura si e-Transport din punctul de vedere al aplicatiilor SmartCash RMS?

Primul pas este actualizarea la cea mai noua versiune SmartCash RMS.

Versiunea 19.0.6.143 este prima versiune care include suport pentru noul modul SmartCash ANAF Connector.

In functie de modul dvs. de organizare trebuie sa achiztionati numarul necesar de licente SmartCash ANAF Connector.

Exemple

1. In cazul unei retele de magazine operate pe o singura persoana juridica (cu numar nelimitat de puncte de lucru) trebuie procurata o singura licenta SmartCash ANAF Connector pentru centrale de magazine.
   
2. In cazul unui magazin individual care utilizeaza o singura baza de date SmartCash RMS, trebuie procurata o singura licenta singura licenta SmartCash ANAF Connector pentru magazine individuale pentru magazin.
   
3. In cazul unei retele de magazine care opereaza sub aceleasi nomenclatoare de produse/clienti/furnizori magazine pe mai multe persoane juridice separate (ex. Francizor-Subfrancizor), trebuie procurata cate o licenta SmartCash ANAF Connector pentru centrale de magazine pentru fiecare persoana juridica in parte.

Va invitam sa contactati cat mai curand departamentul nostru comercial pentru a stabili cat mai exact numarul si tipul de licente necesar si pentru a programa din timp actualizarea programelor.

Concluzii si recomandari

Pe baza declaratiilor recente ale factorilor de conducere din ANAF, este evident ca sistemele e-Factura si e-Transport nu sunt inca finalizate din punctul de vedere al ANAF, ele urmand a suferi noi modificari si actualizari in lunile ce vor urma.

Acest fapt se va traduce in includerea succesiva de noi campuri in raportari precum si de activarea succesiva de noi validari, in sensul fortarii contribuabililor sa completeze obligatoriu anumite informatii.

Asadar sistemele ANAF pot fi clasificate cu titulatura “work in progress” pentru perioada urmatoarelor 6 luni dupa estimarea noastra.

Acest lucru nu inseamna insa ca legislatia este amanata, ci doar ca atat noi, in calitate de dezvoltatori software, cat si dvs. ca utilizatori trebuie sa tinem pasul cu aceste cerinte.

Compania noastra a introdus de anul acesta, un nou model de actualizare a programelor SmartCash RMS, pentru a ne asigura ca noutatile solicitate vor ajunge cat mai rapid la cele cateva zeci de mii de sisteme ce opereaza cu platforma noastra software.

Noul model asigura propagarea actualizarilor fara a mai fi nevoie de inchiderea magazinelor sau de intreruperea activitatii decat eventual pentru perioade foarte scurte de timp.

Acest lucru necesita insa existenta unei mentenante active pentru programele utilizate.

De aceea invitam clientii nostri sa verifice din timp valabilitatea contractelor de intretinere software pentru a avea acces permanent la noutatile software fiscale ce urmeaza a fi progresiv lansate in lunile urmatoare.