Importanta operatiilor efectuate in magazine

Decalog de importanta a operatiilor efectuate in magazine

Dupa implementarea unei solutii SmartCash intr-un magazin sau intr-o intreaga retea de magazine, este obligatorie efectuarea unei recapitulari a informatiilor acumulate de catre utilizatori, din perspectiva importantei fiecarei operatii in parte. Fara aceasta etapa, personalul nu va intelege DE CE? anumite operatii sunt necesare, iar managerul sau proprietarul afacerii nu va intelege DE CE? a fost necesar intreg efortul de implemenatre. Daca prima parte a instruirii a fost definita de intrebarea: CUM SE FACE?, aceasta ultima etapa din instruirea personalului este etapa DE CE SE FACE ASA? Deoarece in general oamenii tind sa memoreze mai bine in general exemplele negative, aceasta utima etapa este recomandabil sa o realizati folosind o abordare de tipul: IATA CE SE POATE INTAMPLA DACA NU…?

Din aceasta perspectiva enumeram in acest capitol cele mai importante DE CE?-uri urmate de DACA NU-urile lor:

1. Ce se intampla daca nu se face receptia fizica corecta, pentru fiecare sortiment detaliat in parte ci „la gramada” doar pe baza facturii?

Odata ce marfa a fost receptionata pe un anumit cod, stocul este incarcat pe acelasi cod. La punctul de vanzare, casiera se bazeaza pe singurul identificator la indemana ei in POS si anume codul de bare tiparit pe articol. Daca operatoarea de la receptie nu a fost atenta la selectarea corecta a sortimentelor, in fiecare zi vor ramane articole vandute pe stoc negativ la POS, fara vina casierei.

Acest lucru va duce la reconcilieri frecvente de stoc la sfarsitul fiecarei zile, cu operatii de inventariere partiala si de compensare pentru rezolvarea diferentelor. Din acest motiv, in loc sa se inchida tura rapid, si toata lumea sa plece repede acasa la sfarsit de program, vor fi intarzieri si ramaneri peste program afectand tot personalul de magazine.

In concluzie, DACA NU vreti sa ramaneti peste program efectuati exact receptiile de marfa, acordand atentie fiecarui sortiment in parte.

2. Ce se intampla daca o casiera nu scaneaza corect fiecare produs la casa de marcat, introducand cantitati „din burta” sau presupunand ca un articol este identic cu altul doar pe baza pretului de vanzare?

Desi aceasta situatie este mai redusa ca amplitudine, afectand in masura mai mica decat receptia de marfa culeasa gresit, vanzarea pe stoc negativ are si ea are ca rezultat final blocarea descarcarii de gestiune la sfarsitul zilei in cazul in care marfa nu este suficienta pe stoc. Sa presupunem doar ca o casiera scaneaza la casa de marcat doar un singur sapun, pe care il are la indemana langa casa de marcat ori de cate ori un client cumpara un sapun echivalent din magazin convinsa ca nu a gresit cu nimic deoarece pretul este acelasi. Este evident ca la sfarsitul zilei, stocul articolului scanat de ea este mult depasit in timp ce cel al articolelor real vandute este mult mai mare. La fel ca in cazul receptiei incorecte, la finele zilei trebuiesc reconciliate stocurile, prin urmare se sta iarasi peste program.

In concluzie, la fel ca si la receptia eronata, DACA NU vreti sa ramaneti peste program vindeti la casa de marcat exact articolele existente in cos, acordand atentie fiecarui sortiment in parte.

3. Ce se intampla daca nu se culeg la timp documentele de intrare si de iesire, amanand culegerea lor?

Dupa cum se stie, in cadrul sistemului SmartCash RMS este posibila vanzarea prin POS si sub limita de stoc pe durata unei zile de vanzare. Acest lucru este posibil datorita imposibilitatii practice, in multe situatii, de a receptiona fizic si la timp marfa anterior expunerii ei pe raft. Din acest motiv sistemul permite AMANAREA operatiilor de receptie pana cel mai tarziu la finele zilei curente. Daca insa aceasta amanare se transforma in regula, admitand lipsa receptiilor de marfa sau a diferitelor operatii de intrare sau iesire pentru perioade indelungate de timp, atunci practic este imposibil operatorilor de raft sau celor din backoffice-ul de magazin sa mai separe erorile de vanzare sau receptie de lipsa efectiva a receptiilor de marfa. Acest lucru face sa se piarda complet controlul asupra stocului din magazin, afectand valoarea raportata a marginilor comerciale. Din acest motiv se pot face vanzari in pierdere sau achizitii de marfa de la furnizori care te pot „pacali” la pret. In al doilea rand nu este de ignorat efectul asupra angajatilor proprii rau intentionati, care stiind ca nu sunteti la zi cu stocul vor putea sa isi imagineze ca au liber la furat.

In concluzie, DACA NU vreti sa pierdeti complet controlul magazinului dvs., efectuati operatiile de intrare si de iesire din backoffice imediat de operatia a fost efectuata practic fara a amana nici o secunda.

4. Ce se intampla daca nu se efectueaza descarcarea de gestiune cu vanzarile prin POS la fiecare sfarsit de zi (in magazine care opereaza pe POS sub limita de stoc)?

In sistemul SmartCash RMS, orice operatie de intrare sau iesire efectuata din backoffice este descarcata automat de pe gestiune imediat ce documetul aferent a fost emis. Din motive operationale, singura operatie exceptata este vanzarea cu amanuntul care este descarcata de pe gestiune doar cantitativ in timpul zilei descarcarea la pret de achizite fiind AMANATA pana dupa efectuarea raportului Z. Daca nu se face descarcarea de gestiune cu vanzarile prin POS zilnic, reconciliind la fiecare sfarsit de tura stocurile descoperite (vezi din ce cauze la pct 1, 2 sau 3) minusurile se vor acumula, suprapunandu-se peste vanzarile zilei urmatoare, s.a.m.d. A doua sau a treia zi va fi imposibil aproape de determinat care este cauza confuziilor de vanzare sau receptie de marfa, rezultand necesitatea unui inventar general pentru recorelarea de stoc. Dupa cum se stie orice inventar duce la determinarea de minusuri in gestiune, alaturi de reglarile de stocuri, avand si o durata mare de efectuare. Prin urmare personalul va ramane in magazin peste program, zi si noapte, pana la finalizarea inventarului, urmat apoi de constatarea si imputarea diferentelor.

In concluzie, DACA NU doriti sa va petreceti zile si nopti obositoare la servici, avand de platit din propriul buzunar greselile unor colegi indolenti, efectuati zilnic descarcarea de gestiune cu vanzarile prin POS, fiecare pentru propria tura de vanzari.

5. Ce se intimpla daca un furnizor imi ia marfa inapoi (retur) si lucrez cu el pe proces verbal fara a emite nici un document din SmartCash Shop?

Sa presupunem ca furnizorul dvs. va promite ca la urmatoarea aprovizionare sa va aduca la schimb marfa pe care o returnati cu aceasta ocazie, iar gestionarul este de acord consemnand intr-un caiet acest lucru, fara nici o legatura cu programul de gestiune. Aceasta situatie se repeta de zeci de ori in timpul unei zile normale de lucru. Chiar si fara sa existe reavointa, „a gresi e omeneste”, prin urmare nu exista nici o garantie ca gestionarul nu va uita sa taie de pe caiet marfa primita inapoi tinand sub control relatia cu furnzorul. Mai ales daca in ziua respectiva sa presupunem ca nu este la servici. 

Sa presupunem acum ca inopinant, corpul de control vine in magazin si deschide un inventar pentru verificarea stocurilor. In acest moment intre acesta si gestionar, pentru marfa neprimita inca inapoi sta doar un carnet plin cu mazgalituri si o eventuala hartiuta semnata de ambele parti care insa nu are nici o valoare juridica sau contabiila. Prin urmare diferenta de stoc cauzata de marfa returnata si neprimita inca inapoi este imputabila gestionarului.

De aceea este obligatoriu ca indiferent de metoda de retur practicata, singura corecta fiind prin factura storno furnizor, gestionarul sa emita totdeauna Avizul de Insotire pentru marfa returnata. Acesta este un document fiscal care are valoare juridica, fiind semnat de delegatul (soferul) furnizorului si descarcand gestiunea de care este responsabil seful de magazin. Orice inventar deschis va gasi stocul corect operat fara a mai exista dubii sau situatii greu de explicat pentru responsabilul de gestiune.

In concluzie DACA NU doriti sa scoateti din buzunar bani pentru marfa returnata pe caiet emiteti aviz de insotire ori de cate ori dati inapoi marfa la furnizori.

6. Ce se intampla daca nu se efectueaza ritmic verificarea pe raft a marfurilor expirate?

La receptia de marfa este recomandabil sa culegeti termenul de expirare pentru fiecare lot de marfa receptionata. Folosind aceasta informatie, in fiecare dimineata trebuie emis raportul de perisabilitati care va ajuta sa vedeti ce marfa ar trebui sa expire azi sau maine sa spunem, in functie de selectiile facute la listare. Asa cum stim nu putem controla modul in care consumatorii decid sa ia de pe raft produsele, acestia alegand de regula produsele cu termenul de valabilitate cel mai indepartat chiar daca pozitionarea pe raft este facuta corect. Doar verificarea ZILNICA exclude de pe raft produsele aflate potential in pericol de expirare. In cazul in care metoda nu este folosita zilnic si consecvent, ea nu mai este utila deoarece in perioadele in care nu s-a facut verificarea pot scapa articole ce au depasit termenul de expirare, acestea nemaifiind listate pe raportul de verificare zilnica.

In concluzie DACA NU culegeti la receptie termenele de expirare si nu le verificati ZILNIC atunci programul nu va poate ajuta cu nimic si veti lucra doar dupa ureche.

7. Ce se intampla daca nu se face la timp programarea cantarelor cu etichetare?

De cate ori se schimba pretul sau se delisteaza articole de la cantare in detrimentul altora, trebuie efetucata reprogramarea cantarelor cu etichetare. In cazul in care aceasta operatie nu se efectueaza se pot intampla lucruri care au un efect nedorit. In cea mai simpla situatie, pe eticheta de cantar va fi afisat un pret de vanzare unitar (pretul vechi) in timp ce la casa de marcat pe bon va fi utilizat pretul corect de vanzare (pretul nou). Clientul poate apela la Protectia Consumatorului care ii va da dreptate si va amenda magazinul dvs. In a doa situatie, de delistare a unui produs vechi de pe un cod de cantar si de inlocuire a acestuia cu alt articol, lipsa unei reprogramari va duce la vanzarea continua a unui produs care nu mai exista, cu descarcari pe stoc negativ si reconcilieri la fiecare sfarsit de zi. Prin urmare se ajunge in aceeasi situatie ca in cazul punctelor 1 si 2.

In concluzie DACA NU vreti sa stati peste program sau sa primiti amenzi de la Protectia Consumatorului, reprogramati cantarele cu etichetare IMEDIAT ce ati activat preturile de vanzare pe sala.

 8. Ce se intampla daca nu verific periodic preturile de vanzare de pe raft?

In sistemul SmartCash RMS exista multiple posibilitati de selectare a articolelor pentru care s-au modificat preturile pentru tiparirea de etichete de raft. Aceasta operatie trebuie efectuata imediat ce preturile au fost activate pe sala, etichetele trebuind imediat inlocuite. Pentru verificare exista solutia mobila care permite verificarea la fata locului. La fel ca in cazul preturilor de cantar daca pe raft este afisat un pret iar la casa de marcat este tiparit altul pe bon, clientul se poate plange la Protectia Consumatorului care va va amenda.

In concluzie DACA NU vreti sa primiti amenzi de la Protectia Consumatorului, etichetati raftul imediat ce pretul a fost modificat si verificati prin sondaj preturile la fata locului ori de cate ori este posibil.

9. Ce se intampla daca nu se inchid receptiile NIR pentru retururile de marfa din timpul zilei curente la sfarsitul de zi?

In sistemul SmartCash, un retur de marfa vanduta unui client prin bon fiscal se efectueaza asa cum este contabil corect, in doua etape: mai intai, se emite imediat clientului dispozitia de plata din casierie si factura de retur, egale din punct de vedere valoric cu valoarea marfii returnate la acelasi pret cu care ea a fost vanduta, apoi se reintroduce in stoc, printr-o receptie de marfa NIR marfa la acelasi pret de achizitie cu care a fost descarcata gestiunea pe vanzarea originala. Pentru vanzarile de pe tura curenta, pentru care nu s-a emis inca un Z, reintroducerea in stoc este AMANATA pana la efectuarea acestuia si descarcarea gestiuneii. In cazul in care receptia de retur generata automat in sistem nu este inchisa, marfa nu este reintrodusa inca pe stoc si deci ea nu poate fi revanduta unui alt client. Acest lucru este critic mai ales in cazul produselor care exista doar intr-o cantitate mica pe stoc (cate o singura bucata).

In concluzie DACA NU efectuati cat ma rapid receptiile aferente retururilor de la clienti nu veti putea revinde marfa respectiva altui client.

10. Ce se intampla daca nu se fac inventare periodice in magazin?

Inventarierea fizica regulata a marfurilor, cu constatarea si imputarea diferentelor este cea mai puternica (daca nu singura) metoda de descurajare a furturilor de marfa generate de proprii angajati. Pe langa caracterul profilactic la nivel de personal ea permite identificarea sectoarelor cu pierderi in greutate sau volum ale marfurilor cele mai mari, care trebuiesc incluse in pretul final de vanzare al produsului. In general raioanele de mezeluri, branzaturi si produse vrac trebuiesc inventariate la cel mult 2 saptamani, tigarile si produsele accizate cel mult la 3 saptamani iar produsele de folosinta mai indelungata (conserve, ambalate, etc) la cel mult o luna. Pentru produsele cu folosinta indelungata acest lucru poate fi facut prin sondaj, pe grupe de marfuri, in timp ce produsele cu perisabilitate ridicata sau valoare ridicata de vanzare trebuiesc inventariate integral.

In concluzie DACA NU efectuati regulat inventarierea fizica a marfurilor, din neglijenta sau reaua vointa a propriilor angajati veti ajunge in scurt timp sa inchideti magazinul.