Importanta operatiilor efectuate pentru centralele de magazine

Importanta operatiilor efectuate pentru centralele de magazine

Dupa implementarea unei solutii SmartCash intr-o retea de magazine, personalul cu atributii operationale pentru intregul lant de magazine, trebuie sa inteleaga importanta fiecarei operatiuni din perspectiva modului in care aceasta ii afecteaza pe ceilalti. Ca si in cazul magazinelor, am adunat cele mai importante situatii intalnite intr-o retea de magazine si le-am prezentat din perspectiva: IATA CE SE POATE INTAMPLA DACA NU…?

Din aceasta perspectiva enumeram in acest capitol cele mai importante DE CE?-uri urmate de DACA NU-urile lor pentru centralele de magazine SmartCash:

1. Ce se intampla daca produsele nu sunt listate la timp in centrala de magazine si nu sunt transmise actualizarile de catalog de produse catre magazine?

Inexistenta unui articol in nomenclatorul de produse al unui lant de magazine interzice efectuarea oricarei operatiuni cu articolul respectiv in lantul de magazine. Prin urmare, la nivelul unui magazin cea mai frecventa situatie consta in apelurile telefonice catre operatorul din centrala de magazine cu solicitarea unui cod nou adaugat pentru un anumit articol in special in momentul efectuarii unei operatii de receptie. Practic furnizorul a sosit cu articolul la usa magazinului si receptionera nu il poate primi deoarece el nu este inca listat.

Acordati atentie acestei solicitari! Nu intotdeauna un anumit produs trebuie listat orice ar fi. Se intampla deseori ca furnizorii sa incerce in intelegere cu gestionarii din magazine sa incerce livrarea unor produse diferite de cele comandate. Daca articolul chiar face parte din gama agreata cu furnizorul introduceti insa articolul cat mai rapid in sistem, impreuna cu pretul de vanzare si transmiteti rapid actualizarea in retea pentru a debloca receptia de marfa. In caz contrar insa, interziceti gestionarului receptia articolului respectiv, solicitand furnizorului stornarea marfii facturate incorect.

In concluzie, DACA NU vreti sa fiti la mana furnizorilor si doriti sa controlati ce, cum, cat si la ce pret achizitonati marfa de la acestia, verificati cu maxima atentie orice solicitare de listare a unui nou articol venita de la un magazin din retea. In cazul in care listarea este necesara, efectuati adaugarea cat mai rapid si initiati transmiterea manuala imediata a unei actualizari de catalog de produse catre reteaua de magazine.

2. Ce se intampla daca o modificare a unui pret de vanzare efectuata in centrala de magazine nu a fost transmisa la timp in reteaua de magazine?

Intr-o retea de magazine SmartCash este posibila controlarea preturilor de vanzare pentru orice magazin din retea de la centrala de magazine. Daca o modificare de pret efectuata in centrala de magazine nu a fost activata mai intai in centrala si transmisa catre magazine, acestea vor vinde in continuare la pretul existent pe raft anterior modificarii. In cazul produselor cu fluctuatie mare a pretului de achizitie, acest lucru poate insemna ca unul sau mai multe magazine pot vinde in pierdere produsele pentru care de exemplu pretul de vanzare nu a fost majorat la timp. De aceea este totdeauna o operatie de rutina ca la plecarea de la serviciu a operatorului din centrala acesta sa genereze si sa transmita actualizarea de catalog de produse inainte de a pleca. In aces mod va fi sigur ca in ziua urmatoare preturile modificate vor fi active in toata reteaua de magazine.

In concluzie, DACA NU vreti sa vindeti in pierdere cumva in magazinele din retea activati si transmiteti la timp actualizarile de preturi de vanzare in reteaua de magazine.

3. Ce se intampla daca dintr-o centrala de magazine care si aprovizioneaza cu marfa un lant de magazine nu s-a emis la timp avizul de insotire pentru marfa transferata catre unul sau mai multe magazine din retea?

In cadrul unei retele de magazine SmartCash transferul de marfa in interiorul retelei este complet automatizat, sistemul asigurand preluarea integrala a documentului din gestiunea expeditoare in gestiunea destinatara la receptia de marfa. In cazul in care insa gestiunea expeditoare nu a emis la timp documentul de iesire (Avizul de Insotire) acesta nu este disponibil pentru preluare in gestiunea destinatara in momentul in care soferul ajunge cu marfa la usa magazinului. Din acest motiv, gestionarul magazinului respectiv nu mai are posibilitatea de a valida electronic documetul de fata cu soferul, fiind pus in posibilitatea amanarii acestei operatii dupa ce acesta a plecat.  Aceasta situatie este de multe ori extrem de critica mai ales in cazul magazinelor monopost, unde se vinde continuu pe aceeasi statie pe care se fac receptiile de marfa. In aceasta situatie personalul de magazin nu mai are timp sa opereze receptia din cauza fluxului de clienti, operatia fiind amanata si ducand la toate situatiile critice mentionate in capitolul destinat magazinelor. In cazul si mai defavorabil al lipsei complete a transferului respectiv gestionarul din magazinul destinatie practic este blocat la receptia de marfa nemaiputand sa isi incarce deloc stocul cu marfa pe care trebuie sa o vanda.

In concluzie DACA NU doriti sa blocati magazinele la receptie sau sa primiti apeluri disperate la prima ora a diminetii de la gestionarii ce nu pot sa receptioneze marfa transferata din depozitul central, emiteti Avizul de Insotire odata cu incarcarea marfii in camion, si inmanati soferului avizul respectiv pentru verificarea pe traseu si la destinatie.

 4. Ce se intampla in centrala de magazine daca in magazine nu s-au efectuat descarcarile de gestiune pentru vanzarile prin POS aferente zilei precedente?

Intr-o retea de magazine SmartCash RMS, vanzarile sunt automat centralizate atat la pret de vanzare cat si la pret de achizitie. Acest fapt permite luarea imediata a deciziilor legate de marginea comerciala (achizitii, schimbari de preturi, discount-uri, etc) in deplina cunoztinta de cauza pe maza marginii comerciale reale pentru fiecare produs vandut in parte. Avand in vedere factori operationali din magazine, de cele mai multe ori fiind insa vorba de lipsa de responsabilitate a angajatilor, reconcilierile de stoc la descarcarea vazarilor cu amanuntul, nu se efectueaza la sfarsitul de tura, in toate magazinele. Din acest motiv, raportarea economica a vanzarilor inregistrate in respectivul magazin este AMANATA pana la descarcarea de stoc cu vanzarile de pe Z-ul respectiv. Acest lucru implica mai intai descoperirea erorilor din ziua respectiva (efectuarea receptiilor de marfa neefectuate, compensare,  etc) si rezolvarea lor, urmata de descarcarea de stoc cu vanzarile respective. 

Intr-o centrala de magazine, cel mai rapid mod de a verifica daca magazinele si-au facut datoria la sfarsitul de tura este verificarea paginii Incasari din programul SmartCash Oxygen actualizat la zi. Selectati anul, luna si ziua de ieri si daca in lista incasarilor nu vedeti toate magazinele sunati la magazinele lipsa si solicitati reconcilierea imediata a descrcarilor negative din ziua precedenta. De indata ce aceasta operatie a fost efectuata veti primi automat incasarile in raportul mentionat. Prin acest mod mentineti controlul din centrala asupra gestiunii din magazine, fortand gestionarii sa isi tina stocurile la zi.

In concluzie DACA NU doriti sa aveti intarzieri in raportarea vanzarilor si vreti sa puteti lua decizii rapide pe baza datelor economice corecte din intreaga retea de magazine, verificati de cate ori veniti la serviciu raportul Incasari din SmartCash Oxygen. Daca lipseste raportarea de la un magazin puneti repede mana pe telefon si transmiteti gestionarului ca nu si-a facut datoria pentru ziua precedenta si ca asteptati raportarea restanta. In acest mod el va sti ca este permanent monitorizat si nu va mai uita sa faca operatia normala de sfarsit de tura.

5. Ce se intampla daca intr-o retea de magazine care opereaza cu preturi limita negociate cu furnizorii, nu s-a actualizat la timp pretul negociat pentru anumite produse din gama?

Intr-o retea de magazine SmartCash RMS este posibila configurarea sistemului astfel incat pretul de achiztie al produselor de la furnizori sa fie stabilit anterior si blocat in sistem. Metoda de configurare se numeste metoda preturilor de achizitie negociate. In cazul in care in magazine este blocata receptionarea marfurilor cu pret de achiztie facturat superior pretului de achizitie negociat, setat in sistem, atunci programul blocheaza receptionarea produselor respective. Situatia este normala, avand in vedere ca obiectivul acestei metode este acela de a proteja sistemul de abuzul furnizorilor care pot sa nu respecte preturile contractate aterior in unele magazine sau zone de livrare.

Daca insa pretul negociat a fost schimbat in intelegere cu furnizorul incepand cu o anumita data, iar centrala de magazine nu a operat la timp aceasta modificare, este posibil ca la prima livrare ulterioara renegocierii marfa sosita sa nu poata fi receptionata desi este livrata la pretul corect de achiztie.

In concluzie, DACA NU doriti sa blocati receptionarea unor produse furnizate in mod corect la magazine actualizati la timp listele preturilor de achiztie negociate pentru fiecare furnizor in parte.

6. Ce se intampla daca preturile de vanzare planificate nu au fost actualizate intr-o retea de magazine sau au fost planificate gresit?

Odata cu introducerea posibilitatii de a planifica preturi de vanzare pentru un anumit interval de timp, folosirea acestuia necesita o atentie sporita din partea operatorului din centrala de magazine. Folosirea in mod eronat a acestui modul poate conduce la vanzarea articolelor supuse promotiei cu un pret de vanzare eronat sau intr-un interval de timp gresit.

Daca operatorul din centrala de magazine nu a setat din timp preturile de vanzare planificate sau nu a setat corect intervalul in care este valabila oferta, articolele se vor vinde la un pret gresit fata de cel din oferta iar imaginea comerciantului fata de client poate fi alterata. In plus vanzarea se va face in pierdere in cazul in care pretul de achizitie creste.

In concluzie, DACA NU vreti sa vindeti in pierdere sau DACA NU doriti sa aveti preturile de vanzare gresite in intervalul unei promotii, asigurati-va din timp ca preturile de vanzare planificate sunt cele corecte si pe intervalul corect de timp.