Inventarierea manuala folosind liste de inventariere

Inventarierea marfurilor, utilizand metoda listelor de inventariere imprimate, este cea mai simpla si rudimentara metoda de inventariere, necesitand insa efort si atentie pe durata intregului inventar. In lipsa terminalelor mobile de colectare a datelor, aceasta metoda este insa unica disponibila in cazul efectuarii unui inventar.

Pentru efectuarea unui inventar cu o rata acceptabila de acuratete si efort minim, folosind aceasta metoda, inainte de deschiderea inventarului trebuie acordata atentie urmatoarelor activitati:

• Gruparea articolelor pe rafturi, similar cu criteriul de clasificare dupa care e deschis inventarul (Ex: Grupa-Apa,Bere,Bomboane, etc);
• Gruparea articolelor identice unul langa celalalt
• Eliminarea dezordinii din depozit si gruparea corespunzatoare a articolelor si in acea zona;

Dupa deschiderea inventarului din aplicatia SmartCash Shop, folosind un cont de Supervizor, se va tipari, utilizand butonul din imaginea urmatoare (din Modulul Inventar), Listare Lista Inventariere.

Raportul rezultat este construit pe baza grupelor de marfuri inventariate selectate la deschiderea unui inventar, fiecare grupa de articole fiind listata incepand de pe o noua pagina, asa cum puteti vedea in exemplul de mai jos in format pdf.

Motivul acestei dispuneri este acela de a putea imparti grupele de marfuri pe echipe de inventariere. Practic fascicule din intregul raport (la un inventar general poate avea chiar 100 si chiar mai multe pagini) se vor distribui echipelor de vanzatoare insarcinate cu inventarierea marfurilor. Astfel fiecare persoana se va concentra pe cate una sau mai multe grupe de marfuri (departamente) , cautandu-le in intreg magazinul, si in depozit, si inregistrand in coloana Stoc Faptic cantitatile gasite succesiv. Inregistrarea se va face ca in exemplul urmator: 3+5+1+7, fara a face suma lor in aceasta faza.

Pe masura ce grupele de marfuri sunt numarate, persoana responsabila preda, semnandu-se pe lista de inventariere respectiva, operatorului din backoffice paginile cu grupa respectiva. Pe masura ce primeste paginile completate cu cantitatile respective, operatorul din backoffice deschide modulul de inventariere si folosind butonul Adauga Cantitate (sau dublu click pe articol in lista) ca in imaginea urmatoare, va adauga suma cantitatilor numarate de operator pentru fiecare linie de produs.

Operatorul backoffice trebuie sa utilizeze un cont de acces cu drepturi limitate (inferior celui de supervizor) care sa nu-i permita accesul la campurile de stoc scriptic pe durata efectuarii inventarului.

Atentie! Numaratoarea se va face totdeauna dupa listele de inventariere imprimate din program din urmatoarele motive:

• Aceste includ codul de bare sau codul intern si descrierea completa al fiecarui articol;
• Pentru fiecare articol este afisat pretul de vanzare pentru a usura identificarea lui;
• Ordinea de listare pe hartie este identica cu cea de culegere in program, pe grupa respectiva de marfuri usurand colectarea manuala a datelor in SmartCash Shop.

La finalizarea numararii si a introducerii manuale a datelor in sistem, utilizatorul care a deschis inventarul, aband rol de supervizor, se va reautentifica in programul SmartCash Shop si folosind butonul Listare LDI Vanzare, cu optiunea Exclude articole fara diferente, va genera lista de diferente, inainte de inchiderea inventarului.

Aceasta lista este prezentata in fisierul pdf urmator:

Folosind aceasta lista, Supervizorul, de preferinta impreuna cu persoana care a numarat grupa respectiva de marfuri va proceda la o renumarare exclusiv a articolelor care prezinta diferente din lista finala. Aceasta operatie este necesara pentru a verifica daca marfurile au fost numarate toate corect si daca nu au scapat articole de la numarare.

Dupa ce toata lista a fost verificata (atentie, in prezenta si sub supravegherea sefului de comisie de inventariere – supervizor) se poate proceda la inchiderea inventarului folosin butonul cu acelasi nume din interfata. La inchiderea inventarului, deoarece operatia este critica si ireversibila, sunt solicitate numele si parola supervizorului care a deschis inventarul. Dupa inchidere, stocul magazinului va fi corectat, prin intrari sau iesiri dupa caz, astfel inca la final el sa fie egal cu cel de pe lista de inventariere.