Procesul de inventariere in cadrul solutiei SmartCash RMS

Inventarierea marfurilor reprezinta o operatie esentiala in cadrul activitatii dintr-un magazin sau depozit. De corectitudinea efectuarii unui inventar depinde functionarea ulterioara a magazinului in toate aspectele sale, atat ca stoc cat si ca personal de magazin.

Un inventar scoate totdeauna la iveala diferente de stoc, care in cele mai multe cazuri sunt partial imputabile angajatilor magazinului respectiv. Din acest motiv, procesul de inventariere efectuat folosind solutia SmartCash RMS trebuie sa fie cat mai impartial, transparent si neinterpretabil. In egala masura, un reprezentant autorizat Magister trebuie sa participe la cererea clientilor la inventariere pastrandu-si independenta si impartialitatea fata de angajatii magazinului respectiv, limitandu-se la aspectele tehnice si organizatorice ale procesului de inventariere.

In cadrul acestei lectii veti invata care sunt etapele de efectuare ale unui inventar si care este ordinea operatiilor din cadrul acestui proces.

Pentru ca un inventar sa poata fi deschis, este necesar ca in prealabil, toate operatiile ce pot afecta stocul sa fie finalizate. In aceasta categorie intra receptiile de marfa, transferurile, retururile, etc, precum si descarcarea de pe gestiune a vanzarilor curente efectuate prin POS sau prin casele de marcat online.

 Inainte de deschiderea unui inventar, la nivel software, trebuiesc efectuate operatiile urmatoare:

•             Efectuarea raportului Z la toate echipamentele fiscale;

•             Inchiderea de zi din aplicatia de backoffice SmartCash Shop

•             Descarcare stoc cu POS

•             Aplicarea modificarilor de pret si emiterea LDI-urilor corespunzatoare

•             Inchiderea tuturor documentelor in lucru din backoffice

Daca vreuna dintre operatiile enumerate nu a fost efectuata, programul SmartCash Shop atentioneaza care este operatia ramasa de efectuat si nu permite deschiderea inventarului pana cand toate conditiile nu sunt indeplinite.

Inventarul poate fi deschis pentru toate articolele listate pentru vanzare sau doar pentru articole incluse in categorii selectate de marfuri, pe baza criteriilor definite de catre client. Interfata corespunzatoare selectiilor de deschidere inventar este urmatoarea:

De asemenea inventarul poate fi deschis cu campul Stoc Faptic = Stoc Scriptic in situatia corectiilor la unele articole, sau cu campul Stoc Faptic = 0, situatia care impune numararea integrala a intregului stoc pentru produsele incluse pe lista de inventar.

Odata cu deschiderea inventarului sunt generate automat pe baza de sabloane documentele urmatoare: Decizie de Inventariere si Declaratie gestionar. Aceste documente, alaturi de lista de inventariere reprezinta dosarul de documente obligatorii la efectuarea unui inventar, fiind generate dupa introducerea datelor in urmatoarea interfata:

Se va insista ca toate campurile solicitate de program la deschiderea inventarului sa fie completate cu datele persoanelor implicate in inventar. In acest mod documentele mentionate vor fi generate integral, incusiv datele de personal necesare.

Pe durata unui inventar utilizatorii nu vor putea vizualiza stocul scriptic de marfa, ci doar pot consulta cantitatea numarata pana in acel moment pe lista de inventar colectata.

La inchiderea inventarului, stocul scriptic va deveni stoc faptic, programul facand automat intrarile sau iesirile de marfa astfel incat sa realizeze corectiile de inventar necesare.

Rezultatul unui inventar este un document de tip LDI (Lista Diferente Inventar), care afiseaza la nivelul fiecarui produs cantitatea scriptica, faptica si diferenta dintre ele atat cantitativ cat si valoric. La imputarea diferentelor de marfa se foloseste totdeauna valoarea de vanzare a marfii in momentul inventarierii.

In capitolele urmatoare se vor prezenta posibilitatile de inventariere disponibile in sistemul SmartCash RMS, explicand metodele optime de inventariere pentru fiecare caz  in parte.