Procesul de inventariere pe loturi folosind aplicatia Smartcash Mobility

In acest tutorial, este prezentat procesul de efectuare a unui inventar folosind tehnica de inventariere pe loturi, in toate fazele lui. Va invitam sa notati adresa permanenta a acestui tutorial si sa il prezentati personalului de magazin inainte de inceperea inventarului pentru a usura training-ul in vederea inventarierii.

Adresa publica permanenta a acestui tutorial este: http://www.smartcash.ro/kb/metodologia-corecta-de-inventariere-folosind-solutia-smartcash-mobility

Explicatii si metodologie:

1. Pregatirea inventarului

In general inventarele sunt metode de verificare inopinata a stocului, cu scopul de a identifica eventuale minusuri nejustificate. Din acest motiv este esentiala implementarea unei politici de inventarier care sa permita deschiderea in cel mai scurt timp a inventarelor. 

Pentru deschiderea unui inventar trebuiesc pregatite un numar suficient de etichete autoadezive de tip Post-It, care sa ajunga pentru toate echipele de numarare din magazin. De asemenea, fiecare echipa trebuie sa fie dotata cu o carioca de culoare neagra. De asemenea, echipele care opereaza terminalele mobile trebuie sa fie dotate cu cate o carioca de culoare rosie. Este important ca cele doua parti ale efectuarii unui inventar sa fie inregistrate cu culori diferite, Explicatia acestei cerinte o veti gasi in continuarea metodologiei.

2. Impartirea pe loturi

Asa cum se observa in film, prima etapa este aceea de „compartimentare” a marfurilor pe regiuni de numarare denumite loturi. Impartirea pe loturi este valabila atat in cazul magazinelor alimentare, cum este cazul tutorialului filmat, cat si altor tipuri de magazine, cum sunt cele de confectii, incaltaminte, etc. Loturile trebuiesc delimitate „ad-hoc”  fara o pregatire prealabila. A nu se confunda lotul de numarare cu sortimentul. Pe un raft (lot) pot fi amestecate produse din orice sortiment, toate impreuna alcatuind un lot de numarare.  Avantajul acestui fapt il reprezinta faptul ca nu mai este necesara organizarea prealabila a articolelor prin grupare pe acelasi tip, sarcina identificarii corecte fiind preluata de terminalul mobil in faza a doua a inventarierii.

3. Numararea cantitativa totala a fiecarui lot

In aceasta etapa trebuie implicat tot personalul din magazin, deoarece in general magazinele lucreaza cu gestiune colectiva, sub coordonarea gestionarului, toti angajatii fiind responsabili in mod egal pentru stocul din magazin. Fiecare lot delimitat vizual in magazin va primi cate o eticheta de tip Post-it, pe care persoana care l-a numarat va trece in jumatatea superioara a etichetei, cantitatea numarata si numele sau. Se va folosi o carioca neagra sau albastra, cu grosime suficienta pentru a fi vizibila de departe.

4. Scanarea articolelor de pe fiecare lot

Ateasta etapa este efectuata de regula de catre reprezentantii corpului de control, in echipe de cate doua persoane: un reprezentant al corpului de control si o vanzatoare. Verificatorul numara sau si dicteaza cantitatile in timp ce vanzatoarea scaneaza produsul numarat introducand cantitatea in terminal. In acest mod, introducerea datelor este delegata tot personalului de magazin fiind eliminate astfel contestatiile. La finalul baleierii cu scanerul al tuturor articolelor dintr-un lot, echipa de numarare va verifica cantitatea totala scanata pe lotul respectiv si o va compara cu cea totala inscrisa pe eticheta Post-It de catre reprezentantii magazinului la prima numarare generala.

Daca cantitatea scanata de terminal este egala cu cea de la prima numarare, se salveaza lotul numarat pe lista generala de inventariere si se trece pa urmatorul lot. In caz contrar se va reface mai intai numararea generala a lotului, iar daca prima valoare este corecta se va anula numararea de pe terminal, reluand scanarea pana la culegerea corecta a cantitatii totale. La final, folosind o carioca de culoare rosie, cu grosime suficienta pentru a fi vizibila de departe, se va inregistra pe acelasi post-it cantitatea numarata cu terminalul. Se repeta apoi succesiv operatia pe toate loturile din magazin.

Explicatii:

Utilizarea cariocii vizibile de departe usureaza identificarea loturilor ce mai sunt de numarat si evaluarea generala a timpului ramas pentru inventariere;

Utilizarea cariocii rosii la numarare (de asemenea vizibila de departe) limiteaza confuziile, in special in partea a doua a inventarului, cand personalul este deja obosit, a loturilor care au fost sau nu colectate pe lista de inventariere.  De asemenea arata clar care lot a fost numarat si care nu.

5. Verificarea finala anterioara inchiderii inventarului

 La finalizarea numararii si a introducerii automate a datelor in sistem, utilizatorul care a deschis inventarul, avand rol de supervizor, la fel ca in cazul metodei manuale de inventariere, se va reautentifica in programul SmartCash Shop si folosind butonul Listare LDI Vanzare, cu optiunea Exclude articole fara diferente, va genera lista de diferente, inainte de inchiderea inventarului.

Aceasta lista este prezentata in fisierul pdf urmator:

Folosind aceasta lista, Supervizorul, de preferinta impreuna cu persoana care a numarat grupa respectiva de marfuri va proceda la o renumarare exclusiv a articolelor care prezinta diferente din lista finala. Aceasta operatie este necesara pentru a verifica daca marfurile au fost numarate toate corect si daca nu au scapat articole de la numarare. Eventualele diferente in plus sau minus se vor introduce direct in programul Smartcash Shop.

Dupa ce toata lista a fost verificata (atentie, in prezenta si sub supravegherea sefului de comisie de inventariere – supervizor) se poate proceda la inchiderea inventarului folosin butonul cu acelasi nume din interfata. La inchiderea inventarului, deoarece operatia este critica si ireversibila, sunt solicitate numele si parola supervizorului care a deschis inventarul. Dupa inchidere, stocul magazinului va fi corectat, prin intrari sau iesiri dupa caz, astfel inca la final el sa fie egal cu cel de pe lista de inventariere.