Protocolul de inchidere de zi

Etapa finala in cadrul activitatilor din ziua deschiderii de magazin este reprezentata de instruirea legata de operatiile ce trebuiesc desfasurate de catre tura de serviciu din magazin la inchiderea de zi. Aceste operatii au fost sintetizate in doua scheme tipice tip checklist, care sunt prezentate in format PDF si in cele ce urmeaza:

Inchiderea de zi pentru magazine dotate cu sisteme POS

Inchiderea de zi pentru magazine dotate cu case de marcat online

Ambele fisiere sunt disponibile pentru descarcare de pe ftp.magister.ro, din sectiunea Proceduri – Checklist Magazine.

Pentru a fixa operatiile de inchidere de zi la nivelul angajatilor din magazin, este obligatorie, pentru reprezentantul autorizat Magister, listarea checklist-ului corespunzator pentru magazinul respectiv si afisarea lui pe peretele din backoffice, in apropierea statiei de backoffice. In cazul in care sunt mai multe statii de backoffice de pe care se vor efectua opertiile de inchidere de zi se va atasa cate o copie pe panourile de afisare sau chiar pe perete, langa fiecare astfel de statie de lucru.

Motivul acestei operatii este acela ca dupa plecarea agentului autorizat, sau la schimbul de tura, cand pot fi prezenti alti angajati decat cei cu care s-a efectuat training-ul, acestia sa aiba o referinta de baza dupa care sa se orienteze la inchiderea de zi.

Un alt motiv al afisarii acestor liste de operatii obligatorii la inchiderea de zi este acela ca ele devin in acelasi timp si o lista de operatii ce trebuiesc repetate de catre agent cu personalul implicat.

Fiecare dintre operatiile descrise in listele respective, include si explicatiile legate de modul de efectuare.

Se va avea in vedere respectarea ordinii operatiilor si preocuparea pentru ca personalul instruit sa respecte aceasta ordine totdeauna la inchiderea de zi. Daca aceasta ordine va fi respectata, atunci si colaborarea cu departamentul contabil sau firma de contabilitate externalizata care intretine evidenta contabila pentru magazinul respectiv va fi excelenta. 

In caz contrar, din dosarul lunar cu documente, vor lipsi constant documente primare, fiecare astfel de lipsa cauzand eforturi suplimentare in identificarea problemelor din partea contabillui, rezultand la final o atitudine de neincredere si nedumerire fata de program in general.

In afara checklist-ului mentionat agentul autorizat trebuie sa instruiasca si practic operatorii din backoffice in legatura cu urmatoarele metodologii de organizare a documentelor:

1. Toate documentele primare afisate in raportul de gestune zilnic trebuiesc listate, semnate si stampilate de catre resplonsabili;
2. Nu se vor intretine decat 2 dosare cu documente: un dosar cu gestiunea si un dosar cu monetarul. Ele pot fi intitulate chiar asa: ex: Gestiune Ianuarie 2013 + Monetar Ianuarie 2013, etc.
3. In dosarul de gestiune vor fi incluse toate documentele primare listate in raportul de gestiune: NIR-uri cu facturile atasate, Avize de insotire, LDI-uri diverse, PV Transformare, etc, cu exceptia rapoartelor Z si a listarilor aferente incasarilor ce vor fi incluse in al doilea dosar.
4. Dupa listarea tuturor documentelor din raportul de gestiune si semnarea lor acestea se vor introduce in dosarul de gestiune, iar deasupra lor se va atasa listarea Raportului de Gestiune pentru ziua in curs.
5. Peste documentele din ziua precedenta (incheiate de listarea raportului de gestiune) se vor depune, pe masura ce sunt emise, documentele zilei urmatoare, finalizate de listarea raportului de gestiune, s.a.m.d.
6. In dosarul denumit Monetare, se vor include doar documente care au legatura cu registrul de casa. Registrul de casa se va lista zilnic si va fi pagina de start pentru fiecare noua zi.
7. La fel ca in cazul dosarului de gestiune, in dosarul de monetare, peste listarea miscarilor de cash din ziua precedenta, finalizata cu pagina din registrul de casa, se vor depune in cursul zilei documentele primare emise in afara programului (ex. chitante de la furnizori, formulare de monetar de depunere la banca, etc);
8. La finalul zilei, dupa emiterea raportului Z, acesta va fi atasat in acest dosar, lipit peste ultima pagina din raportul de inchidere zi listat din programul SmartCash Shop. Acest raport este disponibil pentru terminale POS, in meniul POS/Listare Inchideri de POS – Total Inchidere Cumulat. Ultima pagina sumarizeaza si platile alaturi de vanzari, defalcate pe forme de plata si cote de TVA, asa cum au fost inregistrate in sistemul informatic, reprezentand o buna validare pentru magazin a corectitudinii inregistrarii datelor.
9. Se vor introduce in programul SmartCash Shop in modulul Registru de Casa toate documentele legate de numerar, iar incasarile prin case vor fi preluate automat. La final se va lista registrul de casa, iar suma ramasa la finalul ziei trebuie verificata cu incasarile reale.
10. La finalul unei inchideri de zi, cele doua dosare trebuie sa fie complete, avand ca ultima pagina (prima pagina cand dosarul se deschide) Raportul de Gestiune in cazul dosarului de gestiune, respectiv Registrul de Casa in cazul dosarului de monetare.

Atentie!

Repetati modul de initiere al tuturor operatiilor mentionate in checklist pe sistemele dvs. pentru a fi usor sa explicati la randul dvs. personalului instruit. De regula, in randul acestora exista obiceiuri si metodologii asimilate din diverse locuri, fata de care trebuie sa fiti ferm in sensul impunerii metodologiei mentionate. Simplificarea operatiilor contabile din backoffice este prioritatea dvs. In acest sens, distribuirea documentelor in multe locuri face extrem de grea munca de verificare si de colectare a lor la sfarsit de luna, rezultand un numar mare de solicitari catre dvs. Aceste solicitari de asistenta, sunt de cele mai multe ori sunt inutile, fiind datorate slabei organizari a personalului din magazin la inchiderea de zi.