Reconcilierile de stoc la inchiderea de zi

Datorita numarului mare de operatii, desfasurate intr-o perioada scurta de timp la deschiderea magazinelor, la deschiderea unui magazin, dar si ulterior acestei faze, vor exista diferente intre produsele receptionate si cele vandute. Aceste diferente se datoreaza in general urmatorilor factori:

1. Nerespectarea protocolului de verificare fizica a fiecarui produs la listarea in catalogul de produse (forma de prezentare, gramaj, subsortiment, etc);
2. Receptia eronata a marfurilor pe un singur sortiment in locul separarii pe sortimente diferite;
3. Selectarea incorecta a codurilor PLU la cantarele cu etichetare, rezultand cantarirea unui produs si incasarea altuia.
4. Confuzia articolelor vandute la casa de marcat;

In oricare dintre aceste situatii, rezulta indisponibilitati de stoc pentru produsele eronat inregistrate.

In sistemul SmartCash RMS, vanzarea pe stoc negativ nu este permisa decat pe intervale limitate de timp (in cursul unui schimb) si numai prin operatii de vanzare cu amanuntul, sistemul impunand corectarea zilnica a depasirilor de stoc, la sfarsitul fiecarei zile de lucru. Acest lucru determina obligativitatea personalului de a efectua corectiile de stoc (intrari restante de marfa, depanarea receptiilor eronate, etc) la fiecare sfarsit de tura.

Observatie Importanta

In general este recomandabil ca tura curenta sa efectueze reconcilierile de stoc pentru propriile vanzari. In acest mod, responsabilizarea angajatilor creste, fiind nevoiti  sa rezolve propriile greseli. In caz contrar ei nu vor invata din propriile greseli, mutand responsabilitatea permanent pe tura urmatoare. Aceasta metodologie de lucru, desi in general greu acceptata de angajati sau chiar de angajator garanteaza insa cel mai rapid timp de implementare al activitatii din magazine asigurand perpetuarea constanta a procesului in lipsa optiunii de amanare permanenta a reglarilor.

Dupa inchiderea de zi, inainte de realizarea operatiei de dascarcare de gestiune, programul SmartCash Shop investigheaza posibilele descoperiri de stoc, furnizand o lista scurta cu articolele al caror stoc scriptic a fost depasit de cantitatea vanduta fizic prin POS sau prin casele de marcat. Pornind de la aceasta lista de reconciliere zilnica, pe care angajatii trebuie sa o listeze, se va proceda la efectuarea urmatoarelor operatii in urmatoarea ordine:

1. Identificarea articolelor din lista scurta pentru care nu s-a efectuat inca receptia de marfa in cursul zilei dar care totusi au ajuns pe raft si au fost vandute. Pentru aceste articole se va efectua intreaga receptie de pe care apartin si se va inchide NIR-ul corespunzator.
2. Restul articolelor se impart in doua categorii: articole normalizate (vandute la bucata) – pentru care vanzarea incorecta se datoreaza operatoarei din receptie sau casierei si articolele nenormalizate (mezeluri, produse vrac, legume, fructe) – pentru care vanzarea incorecta se datoreaza in primul rand operatoarelor de la cantare si de asemenea operatoarelor de la receptie marfa.
3. Pentru produsele normalizate vandute peste stocul existent, se va face o investigatie la raft, pentru determinarea produselor omoloage in locul carora acestea au fost vandute. Investigatia va porni de asemenea de la listarea din backoffice a ultimelor receptii de marfa pentru produsul respectiv in vederea identificarii posibilelor erori de receptie (sortiment incorect receptionat pe alt cod). Dupa identificarea produselor vandute incorect se va proceda la efectuarea de compensari in backoffie, mutand cantitatile corecte de pe un cod pe altul. In cazul in care pretul de vanzare al produselor compensate difera, diferenta inregistrata in sens negativ este imputabila persoanei care a cauzat confuzia, rezultand de fapt vanzarea unui produs mai ieftin in locul unuia mai scump.
4. Pentru produsele nenormalizate, rata de eroare la selectarea produselor este mai mare datorita modului de selectie al produsului dupa un cod numeric de catre vanzatoare.  Pentru acestea se va proceda la cantarirea articolelor existente in galantar, pentru articolele omoloage, identificand astfel  produsele vandute si cele in locul carora s-au vandut. Reglarile se vor face tot prin compensare.
5. Dupa efectuarea reglarilor prin compensare, sunt acceptate ca diferente doar abaterile de cantarire apropiate de precizia minima de cantarire (intre 50-100g cumulat pe o zi de lucru), abateri care pot fi reglate prin operatia autorizata de catre seful de magazin cu parola, de Reglare automata cu LDI. Doar aceste cantitati pot fi incarcate automat cu aceasta metoda, exceptionala. Nu este recomandata incarcarea permanenta de stoc prin aceasta metoda deoarece ea ascunde apoi minusurile inregistrate pe articolele omoloage, rezultand diferente mari la inventarierea generala ce nu pot fi explicate usor angajatilor.

Reconcilierea de stoc negativ si in general problemele de sfarsit de zi pot fi limitate doar prin realizarea la timp a tuturor operatiilor zilnice, cu respectarea protocolului de operare invatat la instruire. Enumeram mai jos cele mai importante elemente legate de preventie:

1. Receptia doar cu scanarea produsului real receptionat si nu „pe incredere” doar dupa factura;
2. Verificarea vizuala exacta si cantarirea produselor de tip vrac la receptie;
3. Efectuati totdeauna receptia atunci cand marfa a fost primita!
4. In cazul in care factura vine mai tarziu, receptia se va face pe baza de aviz la ultimul pret de achiztie urmand ca reconcilierea sa fie facuta ulterior de catre contabilitate;
5. Returnati imediat produsele la furnizori pe baza de aviz si nu asteptati facturile de retur (care nici nu mai vin cateodata);
6. Afisati pe dosul etichetelor de raft a codului PLU din cantar pentru toate produsele din zona cantare cu etichetare;
7. Instruiti casierele in scopul atentiei ridicate la selectarea produselor, mai ales cand se foloseste multiplicatorul de cantiate;