Training-ul de personal in timpul perioadei de implementare

In timpul perioadei de implementare, 80% din efortul de instruire este canalizat catre training-ul de exploatare al programelor si al echipamentelor integrate. Succesul in implementarea oricarei solutii Magister pentru retail se bazeaza pe o fundatie solida de deprinderi sigure in exploatarea solutiilor si mai ales in respectarea procedurilor de lucru invatate. 

Din acest motiv, training-ul operational este sustinut prin formulare de tip checklist, care permit replicarea unitara a proceselor operationale de la un client la altul. Acest formuar este denumit set de fise de training. Setul include doua formulare: fisa de instruire pentru operatori backoffice (BOF) si fisa de instruire pentru operatori frontoffice (POS).

Fisele de instruire se pastreaza la Partenerul Certificat pe toata durata procesului de implementare, urmand ca la final, acesta sa pastreze primele doua exemplare ale fiecarui set de fise, inmanand clientului ultima copie (verde) pentru evidenta proprie la incheierea documentului Proces Verbal de Receptie Finala.

In cazul in care training-ul este asigurat succesiv de mai multi traineri, apartinand aceluiasi partener certificat sau de la parteneri diferiti, fisele de training vor fi transmise la deplasarea in locatia de instalare agentului delegat, pentru ca acesta sa consemneze pe aceste fise activitatea derulata.

In continuare sunt prezentate in format PDF formularele respective:

Fisa de Instruire pentru Operatori Frontoffice SmartCash RMS

Fisa de Instruire pentru Operatori Backoffice SmartCash RMS

Instructiuni de completare a Fiselor de Instruire

La inceperea training-ului, agentul de training delegat este dator sa inregistreze, alaturi de informatiile legate de beneficiar si furnizor, in campurile numerotate de la 1 la 12, numele si prenumele participantilor la training. Numele fiecarui participant se va inscrie doar o singura data, pozitia corespunzatoare din lista din prima pagina, fiind folosita ca indicativ pentru pozitia semnaturii participantului din pagina a doua a fiselor.

Ordinea si numarul sesiunilor de training sunt stabilite de catre agentul de training autorizat, in functie de situatia organizatorica existenta la sediul beneficiarului. La fel si continutul operatiilor ce urmeaza a fi prezentate in cadrul sesiunilor de instruire.

Numarul sesiunii este trecut in coloana S (Sesiune) din pagina intai a acestei fise, in dreptul fiecarei operatiuni pentru care s-a efectuat training.

Odata cu efectuarea instruirii, agentul delegat este dator sa bifeze cu un X operatiunea desfasurata in coloana V (Verificat) de pe prima pagina a acestei fise. Operatiunile care nu se aplica in locatia respectiva si pentru care nu se va efectua training, se bareaza cu o linie orizontala in coloana V.

La incheierea fiecarei sesiuni de training, participantii vor semna de luare la cunostinta, in dreptul pozitiei corespunzatoare din coloana aferenta sesiunii de training la care au participat, in pagina a doua a formularului. Data sesiunii de training se inregistreaza de asemenea in dreptul sesiunii respective din pagina a doua a formularului.

Agentul de training isi va inregistra numele in dreptul sesiunii corespunzatoare din casetele de la sfarsitul fisei din pagina a II-a.

Atentie!

Data sesiunii de training trebuie sa corespunda cu data din fisa de interventie corespunzatoare deplasarii respective. De asemenea, se va acorda atentie completarii corecte si complete a tuturor participantilor si agentilor care au efectuat sesiunile de training, impreuna cu semnaturile corespunzatoare. In caz contrar, serviciile consemnate in fisa de interventie respectiva nu vor fi decontate.

 Instructiuni de completare a Fisei de Interventie pentru Servicii Preplatite

Dupa finalizarea fazei de Instalare si punere in functiune a echipamentelor si programelor este demarat procesul de Training de Personal.

La fiecare deplasare la locatia de instalare, inclusiv cea initiala, trainerul autorizat va completa cate un formular din Fisa de Interventie pentru Servicii Preplatite, consemnand ora de sosire, cea de plecare, cuantumul orelor consumate prin rotunjire la 30 de minute, precum si tipul serviciilor prestate cu fiecare ocazie in parte. Fiecare fisa trebuie contrasemnata si stampilata de catre un reprezentant al clientului. La plecare reprezentantul Partenerului Certificat va lua cu sine primele 2 exemplare autocopiative ale fisei de interventie curente.

Studiati denumirea campurilor si modul de completare al acestora in documentele formularele PDF scanate urmatoare. In testul final al lectiei veti fi intrebati in legatura cu semnificatia campurilor.

Informatiile de pe fisa din: Antet, Sectiunea I – Interventie si Sectiunea II – Deplasare, vor fi completate si confirmate de catre reprezentantii beneficiarului la sosirea in agentului in locatia de instalare. Sectiunea III – Servicii Prestate va fi completata la finalizarea activitatilor din cadrul unei deplasari, consemnand astfel si momentul plecarii.

La fiecare deplasare, se vor completa toate campurile solicitate din cate o fisa, fara a omite nici o informatie. In sectiunea Descriere Inteventie se va inscrie descrierea aproximativa a serviciilor prestate.

In cazul in care clientul are obiectii asupra serviciilor prestate sau a felului in care este instalata solutia, acestea se vor inregistra in sectiunea Observatii Reprezentant Beneficiar.

Trainerul autorizat, va consemna toate activitatile de instruire in cadrul documentelor tip Fisa de Instruire (Backoffice si Frontoffice). Un exemplu de astfel de fise completate este prezentat in continuare.

Receptia Finala a Instalarii

Dupa finalizarea sesiunilor de training si  confirmarea efectuarii acestora conform procedurilor, agentul autorizat trebuie sa incheie impreuna cu reprezentantul beneficiarului Procesul Verbal de Receptie Finala.

Pentru efectuarea receptiei finale se va verifica impreuna cu reprezentantii beneficiarului indeplinirea corecta a urmatoarelor operatii:

1. Controlul si administrarea operativa a listelor de produse si preturi. Desfasurarea optima a operatiilor de receptie marfa
2. Desfasurarea operativa a vanzarilor prin POS
3. Efectuarea corecta a operatiilor de inchidere zilnica fiscala atat in frontoffice cat si in backoffice
4. Efectuarea corecta a operatiilor de transfer marfa sau retur la furnizor sau alte magazine dintr-o retea
5. Operarea corecta a stocului cantitativ si valoric
6. Efectuarea si aplicarea corecta a modificarilor de pret si listarea etichetelor de raft si de articole
7. Generarea corecta a rapoartelor de gestiune zilnica si intocmirea completa a dosarelor zilnice de activitate
8. Programarea corecta a cantarelor digitale si listarea de etichete cu acestea
9. Deschiderea, efectuarea si inchiderea inventarelor generale sau partiale
10. Efectuarea corecta a operatiilor specifice conectarii intr-o retea de magazine
11. Exploatarea sistemului de rapoarte si situatii instalat

Dupa verificare, fiecare sectiune se va bifa cu cate un X pe procesul verbal. In cazul in care testul nu este necesar, se marcheaza cu – (minus) iar in campul observatii se scrie NU E CAZUL.

Daca o verificare a fost amanata sau contramandata la cererea beneficiarului, se inregistreaza in campul observatii acest lucru marcand de asemenea cu – (minus) casuta corespunzatoare.

Studiati denumirea campurilor si modul de completare al acestora in documentele formularele PDF scanate urmatoare. In testul final al lectiei veti fi intrebati in legatura cu semnificatia campurilor.

Incheierea Procesului Verbal de Receptie a Finala este obligatorie in vederea decontarii serviciilor de implementare prestate.