Utilizarea aplicatiei CRM pentru lucrul cu Organizatii si Contacte

Necesitati software, autentificarea si pagina de start

Recomandam utilizarea unui PC cu o rezolutie orizontala a ecranului de minim 1280 pixeli pentru o vizibilitate buna.

Deschiderea aplicatiei CRM se efectueaza de la adresa: https://crm.magister.ro. Pentru autentificare folositi numele si parola care v-au fost comunicate.

Dupa autentificare, aplicatia CRM porneste implicit cu o pagina denumita Index. Aceasta pagina sumarizeaza toate activitatile si tichetele deschise din momentul respectiv, pentru fiecare utilizator in parte, prezentand imaginea de ansamblu a activitatii zilnice.

Fiecare sectiune prezinta doar acele informatii la care utilizatorul conectat are dreptul de acces. Pagina de index este prezentata in captura urmatoare de ecran:

Efectuand click pe oricare dintre informatiile de pe ecranul de start, este afisata detaliat informatia corespunzatoare. (Ex. Tichetul care este asignat pe utilizatorul respectiv se deschide pentru editare si consultare).

Crearea Organizatiilor in CRM

Organizatia reprezinta in cadrul CRM-ului, o firma sau unul dintre magazinele aflate in service apartinand unei firme.

Prin conventie, organizatia (firma) este denumita in CRM, cont principal, in timp de magazinele sau depozitele firmei sunt denumite conturi secundare, fiind legate de contul principal prin relatii de subordonare ierarhica.

Totdeauna se creaza mai intai contul principal al unei organizatii. Aceasta urmeaza a fi folosit in relatiile de contractare si de comunicare financiara.

Indiferent de tipul organizatiei, acesta se creeaza folosind meniul Organizatii, cu butonul [+ Adauga Organizatie].

Contul principal

Contul principal este contul folosit pentru comunicare financiara si contractuala cu clientul respectiv. Acest cont poate fi ascuns utilizatorilor cu ranguri inferioare din motive de confidentialitate. Pe contul principal nu se vor asocia niciodata tichete de service ci doar documente sau contracte precum si e-mail-uri oficiale.

Informatiile obligatorii, pe langa cele marcate cu steluta, pentru un cont principal sunt urmatoarele:

Nume Organizatie
Denumirea completa Firma SRL, fara SC in fata, folosind litera mare doar la inceputul fiecarui cuvant.

Nr. Tel
Numarul de telefon principal se va introduce fara statii sau puncte, inclusiv prefixul. Nu se vor folosi interioare, paranteze, semne de separatie sau alte completari in acest camp, deoarece numarul este automat interpretat de centrala telefonica.

Email
Se va solicita obligatoriu un cont de mail si se va introduce in acest camp. Pe aceasta adresa pentru orice sesizare asignata la acest cont, se vor transmite de catre CRM automat alerte.

Asignat La
Orice cont de organizatie principal se va asigna la utilizatorul principal de acces pe CRM al firmei dvs. (userul de acces de firma) Astfel el va fi vizibil doar managerilor sau personalului autorizat administrativ din firma dvs. In mod implicit, utilizatorii de CRM subordonati utilizatorului principal al firmei dvs nu il vor putea accesa sau modifica.

Are contract
Aceasta bifa se va activa in cazul in care cu firma respectiva ati incheiat un Contract de Intretinere Autorizata pentru Solutii Magister.

Data Inceput Service
Data de la care a inceput contractul de service.

Data Sfarsit Service
Necompletata daca contractul este reinnoit automat sau completata in cazul in care contractul este incheiat pe o durata
fixa.

Furnizare Suport Tehnic
Aceasta optiune are 3 posibilitati:

• Permis (cazul conturilor care nu au acumulat datorii),
• Suspendat (contul este suspendat pana la plata datoriilor acumulate),
• Blocat Permanent (cazul in care contul a acumulat datorii indelungate si nu le va achita).

In cazul in care este activata una din ultimele doua optiuni de blocare, furnizarea de servicii este interzisa la nivel national, indiferent de partenerul certificat apelat, centrala telefonica va transmite la apel un mesaj automat de tipul „cont suspendat, contactati departamentul financiar” iar campurile de interes se coloreaza cu rosu aprins ca in imaginea urmatoare:

In cazul in care clientul are accesul permis interfata afisata este urmatoarea:

Adresa
In cazul contului principal se vor completa toate campurile corespunzatoare adresei de facturare, cu datele corespunzatoare sediului social al firmei. Campurile corespunzatoare adresei de livrare se vor completa cu adresa punctului de lucru in care isi desfasoara activitatea principala firma respectiva. Daca adresa de operare este identica cu sediul social se va folosi butonul Copiaza adresa livrare.

Atentie!
Pentru utilizarea modulului de identificare automata geografica Google Maps incorporat este imperios necesar sa completati datele
adresei exact in campurile destinate, adresa la adresa, judetul sau sectorul la Judet, localitatea la Oras, Codul postal la cod postal, Romania la Tara, etc. Nu amestecati orasul sau judetul in campul adresa!

Informatii Organizatie
In aceasta zona se vor introduce datele fiscale si conturile bancare ale firmei respective. Se vor folosi toate caracterele codului IBAN, fara
spatii, lungimea campurilor fiind intentionat limitata la numarul maxim de caractere al unui cod IBAN.

In zona din dreapta ecranului, pentru fiecare organizatie este afisata o lista cu optiuni disponibile. Dintre acestea cele mai importante in aceasta faza sunt: Contactele si Contractele descrise in continuare.

Contacte
In aceasta sectiune, se vor adauga toate contactele principale administrative ale clientului respectiv: directori generali sau executivi, patroni sau proprietari de firma, directori financiari sau IT, precum si directorii de retea de magazine.

Contracte
In aceasta sectiune, folosind butonul „Adauga Contract” se vor genera unul cate unul contractele incheiate cu firma respectiva, atat
cele de Achizitie Solutii Magister (codificate ASM) cat si cele de Asistenta Tehnica Autorizata Magister (ATAM), precum si eventualele acte aditionale ale acestor contracte incheiate ulterior fiecarui contract.

Interfata ce este afisata la adaugarea unui contract este urmatoarea:

Documente
In aceasta sectiune aferenta contului master se adauga documente diverse, altele decat cele de tip contract sau act aditional, ce trebuiesc pastrate pentru monitorizarea activitatii: bilete la ordin scanate, minute intalniri, protocoale de implementare, adrese oficiale, etc. Toate aceste documente se vor genera sau scana in format PDF inaintea urcarii in aceasta sectiune.

Contul secundar

Conturile secundare reprezinta conturile cu care se va lucra in activitatea de suport tehnic. Aceste conturi pot fi asignate prin protocolul de delegare intre doi parteneri, de aceea trebuie sa fie distincte fata de contul principal.

Chiar daca sediul central al firmei coincide cu una din locatiile de service se va adauga un cond secundar si pentru centrala, acest cont fiind utilizat pentru efectuarea service-ului. Acest cont se va adauga chiar daca nu este incheiat un contract de Intretinere Autorizata cu firma respectiva.

In concluzie, pentru o firma cu care s-a incheiat un contract de achizitie vor exista pe CRM doua conturi subordonate: contul principal aferent administrarii relatiei cu aceasta firma si un cont secundar necesar administrarii activitatii de service.

Pentru simplitate, conturile secundare se vor adauga din interfata contului principal prin apasarea butonului „Duplica” din meniul „Mai Mult”. Interfata afisata este similara cu cea de la adaugarea unui cont principal, dar dupa duplicare majoritatea informatiilor sunt deja completate. Iata mai jos un exemplu:

Se vor pastra detaliile de contact care corespund, insa se vor opera urmatoarele modificari importante:

Nume Organizatie
Denumirea contului secundar se va aloca dupa urmatoarea regula:

• Se incepe cu acelasi nume cu cel al firmei mama ex. Firma SRL, fara SC in fata, folosind litera mare doar la inceputul fiecarui cuvant.
• Se continua cu numele scurt al magazinului urmat de numarul magazinul in reteaua SmartCash intre doua paranteze drepte ca de exemplu: Firma SRL – Centrala [99] pentru centrala de magazine sau sediul unic sau pentru un magazin oarecare, Firma SRL – Magazin Gara [1]

Nr. Tel: Numarul de telefon principal din magazinul respectiv, se va introduce FARA SPATII sau puncte, inclusiv prefixul. Nu se vor folosi interioare sau alte completari in acest camp;

Alt Nr Tel: Numarul de mobil pe care se vor transmite automat alertele SMS la deschiderea si la inchiderea tichetelor de sesizare deschise pentru firma respectiva. De regula se foloseste acelasi numar de telefon mobil la toate magazinele (pentru toate conturile secundare) acest numar fiind specificat in contractul de asistenta tehnica autorizata incheiat (ATAM).

Email: Pentru ca alertele sa fie transmise de regula catre aceeasi persoana pentru o retea de magazine se va utiliza adresa de e-mail a centralei de magazine. Daca magazinul are si o adresa proprie de mail, atunci se va completa aceasta in campul Alt Email.

Asignat La: Contul Secundar se asociaza de regula la un grup de utilizatori, care contine toti utilizatorii firmei spre a fi vizibil de toata lumea din firma. In cazul delegarii permanente catre alt partener, acesta va fi asociat acestuia prin intermediul dispeceratului Magister.

Membru Al: se va completa prin apasarea butonului + cu contul master caruia contul respectiv ii este subordonat. Selectia se va face din interfata ce va fi afisata dupa filtrarea corespunzatoare.

Adresa
In cazul contului secundar se vor pastra totdeauna detaliile adresei de facturare identice cu cea a contului master, completand doar campurile corespunzatoare adresei de livrare, cu datele corespunzatoare adresei locatiei de service.

Atentie! Pentru utilizarea modulului de identificare automata geografica Google Maps incorporat este imperios necesar sa completati datele
adresei exact in campurile destinate, adresa la adresa, judetul sau sectorul la Judet, localitatea la Oras, Codul postal la cod postal, Romania la Tara, etc. Nu amestecati orasul sau judetul in campul adresa!

Din sectiunea laterala, disponibiladupa salvarea contului secundar respectiv, se vor completa urmatoarele informatii:

Contacte
In aceasta sectiune, se vor adauga toate persoanele de contact din magazinul respectiv: gestionar sef, sef de magazin, casiere, etc.

Heldesk
In aceasta sectiune vor fi afisate, pe masura deschiderii si rezolvarii lor toate tichetele de service ridicate de locatia respectiva de service. Deschiderea acestor tichete va fi descrisa intr-un capitol separat.