Colectarea si gestionarea ambalajelor reciclabile cu SmartCash RMS 2024

Faza cea mai laborioasa pentru comercianti, din sistemul de garantie returnare SGR este reprezentata de colectarea, gestioarea si decontarea valorii ambalajelor reciclabile.

Procesul de colectare se poate desfasura in intregime automatizat, folosind sisteme RVM (Reverse Vending Machines) sau manual, printr-o procedura logistica stabilita de administratorul sistemului RetuRO.

Acest articol se adreseaza comerciantilor care doresc implementarea sistemului manual de colectare al ambalajelor reciclabile SGR.

De asemenea, procedurile descrise in acest articol sunt aplicabile deopotriva si comerciantilor care folosesc RVM-uri dar care deconteaza voucherele emise de acestea in propriile magazine altfel decat ca forma de plata pe bonul fiscal.

Pentru gestionarea ambalajelor returnabile, in paralel cu celelalte produse din portofoliu, in sistemul SmartCash RMS a fost introdus un nou tip de articol cu titulatura: “Ambalaj Reciclabil”.

Toate articolele de acest tip sunt exceptate de la vanzarea prin POS facand doar obiectul intrarilor sau iesirilor catre RetuRO Sistem Garanție Returnare SA, administratorul sistemului SGR.

De aceea prima etapa este definirea in sistemul SmartCash RMS ca furnizor a acestei companii astfel:

  • RetuRO Sistem Garanție Returnare S.A.
  • CUI 45721171
  • Registrul Comertului: J40/3853/2022
  • Str. Ion Ghica, nr.13, et.4, Sector 3, Bucuresti
  • E-Mail: office@returosgr.ro

Este important codul fiscal corect, deoarece acesta activeaza o serie de functiuni valabile doar pentru acest furnizor.

Definirea articolelor de tip Ambalaj Reciclabil

Pentru gestionarea manuala a ambalajelor returnabile este nevoie ca mai intai acestea sa fie definite in catalogul de produse SmartCash RMS.

Deoarece RetuRO solicita monitorizarea si raportarea incepand cu luna aprilie 2024 a ambalajelor colectate pe material si volum, fara a solicita o detaliere la nivel de cod de bare, recomandam pentru simplificarea operarii definirea articolelor dupa schema prezentata in imaginea urmatoare.

Titulatura acestor articole va fi formata din prefixul “AMBALAJ RECICLABIL METAL/PLASTIC/STICLA” urmat de volumul de lichid continut, (ex. 0.33L) exprimat in litri.

Se defineste cate un articol pentru fiecare volum posibil, pentru fiecare material in parte (metal, plastic sau sticla). In acest mod lista va cuprinde aprox. 33 de articole ce vor fi adaugate pentru gestionarea SGR.

Este recomandat ca toate aceste produse ce urmeaza a fi folosite doar in procesul de colectare, sa fie asociate intr-o categorie distincta, ca in exemplu de mai sus (“Ambalaje RetuRO”).

Aceste produse se adauga cu urmatoarele “Informatii Principale”.

Se va adauga un nou cod de bare EAN13 Intern folosind butonul dedicat. pretul va fi cel stabilit de 50 bani, iar valoarea TVA va fi totdeauna 0%, corespunzatoare de regula cotei E in sistemul SmartCash RMS.

Articolele de tip Ambalaje RetuRO trebuie sa fie stocabile, deci optiunea Articol de Tip Serviciu va ramane debifata.

Se va acorda atentie unitatii de masura alternative care trebuie sa reprezinte corect volumul pentru care a fost definit articolul si unitatea de masura a acestuia (Litrul).

In pagina “Informatii Suplimentare” se va acorda atentie optiunilor semnalizate in imaginea urmatoare.

Tipul de articol trebuie sa fie “Ambalaj Reciclabil”.

Nu completati cu nimic campul “Cod SGR Ambalaj” dar bifati optiunea “Foloseste acelasi cod cu cel de articol”. In acest mod la salvare, programul va aloca pe post de cod SGR acelasi cod de bare cu cel de articol stabilit in pagina “Informatii Principale”. Folosind acest artificiu veti putea restrange numarul de coduri la cele din catalogul de produse (aproximativ 33), acestea putand fi usor gestionate de un operator uman.

De retinut ca desi in acest moment nu este necesar, este posibil ca in timp, SGR sa solicite raportarea ambalajelor pe codurile de bare SGR. In acel moment, artificiul descris mai sus nu va mai fi valabil, in campul Cod SGR trebuind sa fie scanat direct codul de bare SGR de pe ambalaj. Nu in ultimul rand, atunci va trebui definit cate un “Articol Reciclabil” pentru fiecare astfel de ambalaj definit pe coduri de bare.

Pentru un articol deja introdus interfata paginii cu “Informatii Suplimentare” este urmatoarea, campul Cod SGR fiind deja completat cu acelasi cod ca cel de articol:

Utilizarea articolelor reciclabile la punctul de colectare

Pentru a simplifica procesul de colectare manuala, recomandam urmatoarea abordare:

Listati pe cate o pagina separata din programul SmartCash RMS codurile de bare generate pentru toate ambalajele din acelasi material. O pagina pentru metal, alta pentru plastic si alta pentru sticla.

Folositi sablonul: c:\Program Files\SmartCash\Label\Personalizate\Liste Identificare pe Coli A4 – 3 Coloane – 60×45.Report

In acest mod pe o pagina ar trebui sa aveti cel mult 12 coduri de bare, cate unul pentru fiecare volum ca in imaginea de mai jos.

Lipiti cele 3 pagini rezultate pe un suport fix din proximitatea operatorului de la reciclare, astfel incat acesta sa aiba acces la oricare din cele 3 pagini pentru scanare direct, fara a trebui sa le rasfoiasca.

La receptionarea ambalajelor returnabile, se va verifica prezenta simbolului RetuRO pe ambalaj si daca recipientul este intact in conformitate cu cerintele SGR. Simbolul este prezentat in continuare:

Se verifica volumul recipientului, care este tiparit si pe eticheta si materialul si se scaneaza cu scanerul de coduri de bare, codul de bare de pe foaia materialului respectiv cu volumul corespunzator, nu codul de bare de pe ambalaj.

Se scaneaza de mai multe ori acelasi cod pentru a incrementa cantitatea sau se folosesc alte metode descrise in continuare.

In acest mod puteti gestiona ambalajele returnabile fara a pierde foarte mult timp, luand in calcul doar volumul si materialul recipientului.

Plug-In-ul SmartCash RetuRO – Moduri de rulare

Operarea efectiva a datelor in sistem se efectueaza folosind plug-in-ul SmartCash RetuRO.

Acest modul poate fi rulat atat din programul SmartCash POS (la punctul de vanzare) cat si din programul SmartCash Shop (din backoffice), in functie de modul in care doriti sa va administrati punctele de colectare.

Daca doriti operarea de pe mai multe statii sau atat de la case cat si din backoffice trebuie sa procurati cate o licenta SmartCash RetuRO pentru fiecare post de lucru.

In functie de programul sub care este folosit (SmartCash Shop sau SmartCash POS) plug-in-ul are functionalitati diferite. Iata care sunt acestea in functie de modul de rulare:

Rulat la casa de marcat:

  • Daca folositi o imprimanta fiscala, aceasta este folosita pentru listarea tuturor documentelor (vouchere, dispozitii de plata, etc);
  • Decontarea cu sume in numerar a valorii ambalajelor sau a vaucherelor decontate se face direct din numerarul din sertarul casei de marcat, cu efectuarea automata a unei retrageri de numerar din sertar la fiecare decontare (se emite bon de retragere automat);
  • Daca nu aveti o imprimanta fiscala ci o casa de marcat, din pacate, deoarece nu e suficient spatiu pe bonuri si multe nu suporta listare de coduri de bare, nu se poate folosi pentru listarea documentelor deci va trebui sa achizitionati o imprimanta de sectie suplimentara pentru aceasta functie. Nu e o idee rea sa o inlocuiti cu o imprimanta fiscala, al carui pret este foarte apropiat de cel al unor imprimante de sectie.
  • Se pot efectua colectari de ambalaje si la casa de marcat, dar datorita spatiului stocarea acestora este dificila.

Rulat din backoffice:

  • Rularea din backoffice se potriveste cel mai bine centrelor de colectare, unde nu se fac decontari ci se primesc doar ambalaje ce se stocheaza direct in sacii primiti de la SGR.
  • In acest mod de lucru este obligatorie achizitionarea unei imprimante de sectie (cu hartie termica cu latimea de min.80 mm) necesara pentru emiterea vaucherelor si a dovezilor de plata in numerar. Utilizarea unei imprimante standard A4 este contraproductiva, ducand la consum nejustificat de hartie.
  • In acest mod cele 3 pagini cu coduri descrise la punctul anterior sunt accesibile rapid pe un perete al incaperii, iar circuitul ambalajelor (murdare de regula) nu se intersecteaza cu cel al marfurilor din magazin;
  • Emiterea de vouchere valorice ce urmeaza a fi valorificate ca forma de plata la casa de marcat este posibila, acestea fiind listate direct pe imprimanta de sectie in momentul decontarii.
  • Decontarea cu numerar se face de aceasta data din casieria centrala a magazinului (se va vedea pe registrul de casa) si nu dintr-un sertar POS.

Magazinele individuale, ce nu au o centrala de magazine nu pot folosi functia de emitere vouchere, deoarece aceasta se bazeaza pe existenta unei componente software denumita “Server Cupoane si GiftCard-uri” ce poate fi activat doar intr-o centrala de magazine SmartCash RMS. Pentru acestea singura forma de decontare a ambalajelor este cea directa in numerar.

Pentru magazinele cuplate intr-o retea SmartCash RMS care are activat serverul de cupoane si gift-card-uri se pot emite vouchere valorice egale valoarea garantiei pentru ambalajele scanate intr-o sesiune cu plug-in-ul SmartCash RetuRO.

Acestea se emit centralizat si pot fi folosite ca forma de plata pe bon in orice magazin din retea, de indata ce ele au fost emise. Durata de valabilitate este de 365 de zile si ea este tiparita si pe voucherul respectiv.

Sistemul este compatibil si cu emiterea in paralel de cupoane din automatele RVM, care, la fel ca cele emise cu plug-in-ul SmartCash RetuRO ajung in acelasi modul central: serverul de cupoane si gift-carduri;

Puteti asadar sa “amestecati” intr-o retea de magazine locatii de vanzare cu RVM-uri in parcare cu magazine mai mici, unde nu se justifica prezenta unui RVM ci este activata optiunea manuala de colectare.

Plug-In-ul SmartCash RetuRO – Colectarea de ambalaje cu decontarea prin voucher

In urmatorul film veti vedea cum se procedeaza in vederea emiterii unui vaucher dupa ce s-au scanat toate ambalajele returnate.

Colectarea ambalajelor RetuRO si decontarea cu voucher
Colectarea ambalajelor RetuRO si decontarea cu voucher

Plug-In-ul SmartCash RetuRO – Colectarea de ambalaje cu decontarea directa cu numerar

In urmatorul film veti vedea cum se procedeaza in vederea decontarii directe cu numerar, prin Dispozitie de Plata, dupa ce s-au scanat toate ambalajele returnate.

Colectarea ambalajelor RetuRO si decontarea directa cu numerar
Colectarea ambalajelor RetuRO si decontarea directa cu numerar

Plug-In-ul SmartCash RetuRO – Decontarea cu numerar a voucherelor deja emise

In urmatorul film veti vedea cum se procedeaza in vederea decontarii cu numerar a valorii voucherelor emise pentru ambalajele colectate in magazinele dvs.

Decontarea cu numerar a voucherelor RetuRO
Decontarea cu numerar a voucherelor RetuRO

Prezentare generala a proceselor in care este utilizat plug-in-ul SmartCash RetuRo

Am pregatit o prezentare mai larga a modului de utilizare practica a modulului Smartcash RetuRO tinand cont de procedurile de pregatire a articolelor din acest articol. Iata in continuare si acest tutorial video:

SmartCash RetuRO - Colectarea si decontarea ambalajelor returnabile
SmartCash RetuRO - Colectarea si decontarea ambalajelor returnabile

Golirea stocului de ambalaje catre SGR

Odata ce ambalajele au fost receptionate in sistemul SmartCash RMS veti putea sa le regasiti usor in stoc direct din catalogul de produse, iar situatia acestora poate fi usor listata prin utilizarea listarii dupa categoria la care aceste produse au fost asociate. Iata in continuare o afisare a stocului de ambalaje in catalogul de produse:

Operatia de descarcare a gestiunii de ambalaje catre RetuRo se realizeaza prin operatia de “Transfer la Furnizor” disponibila in meniul “Operatii”.

Se deschide un transfer nou catre furnizorul “RetuRO Sistem Garanție Returnare SA” creat asa cum s-a explicat la inceputul acestui articol.

Doar pentru acest furnizor, in sectiunea superioara dreapta a antetului este disponibil butonul “Import Stoc RetuRo”.

Folosind aceasta functie, tot stocul existent de ambalaje RetuRO este adus pe transferul curent. Pe scurt, stocul tuturor produselor de tip “Ambalaj Reciclabil” este adaugat fara ca dumneavoastra sa trebuiasca sa mai faceti ceva.

La inchiderea acestui transfer se va solicita (functia este in curs de implementare deoarece la data acestui articol nu se cunoaste inca felul in care arata un sigiliu) specificarea codurilor de sigilii folosite la sacii in care ati introdus ambalajele colectate.

Ulterior aceste coduri de sigilii, ce trebuiesc transmise si catre SGR, vor fi folosite pentru cuplarea situatiilor de rambursare SGR cu realitatea ambalajelor impachetate care exista doar in sistemul SmartCash RMS.