Configurarea si utilizarea aplicatiei SmartCash BookKeeping Connector pentru exportul datelor in aplicatia de contabilitate Saga

SmartCashBookKeeping Connector oferit de Magister Software ajuta la transmiterea datelor operationale catre diverse programe de contabilitate. Unul dintre acestea este aplicatia contabila SAGA. Acest tutorial descrie pasii necesari pentru configurarea raportarii automate de date, in regim cantitativ-valoric, din SmartCash RMS catre SAGA 2025.

Pasul 1 – Maparea Tipurilor de articole/servicii

In aplicatia Saga se acceseaza meniul Fisiere->Tipuri de articole/servicii  si se copiaza fiecare denumire de tip contabil si cod pentru a fi introduse similar si in aplicatia SmartCash Shop.

Pentru definirea claselor contabile in aplicatia SmartCash Shop se acceseaza meniul Program-> Nomenclatoare->Clase Contabile si folosind pictograma cu simbolul ‘+’ se adauga cate o inregistrare noua pentru fiecare clasa contabila ce vor trebui sa contina Denumirea(similara cu cea trecuta in Saga) si Codul clasei contabile. Primele doua inregistrari din partea superioara nu pot fi editate. Clasele nou adaugate vor aparea in partea inferioara.

Dupa definirea claselor contabile, se intra pe produs in sectiunea Informatii Suplimentare si se va selecta clasa contabila de care apartine articolul, urmand apoi sa se apese butonul Ok.

Pasul 2 – Configurarea aplicatiei SmartCash BookKeeping

Se deschide aplicatia SmartCash BookKeeping, iar cu un cont de administrare se acceseaza in prima etapa meniul Optiuni->tab-ul Baza de Date Centrala(in cazul in care se foloseste o licenta de Centrala) sau Baza de Date Magazin(in cazul in care se foloseste o licenta de magazine). In campurile urmatoare se seteaza:

Pentru baze de date centralizate MSSQL se completeaza urmatoarele:

• Server Microsoft SQL – adresa IP sau numele serverului unde este gazduita baza de date centralizata
• Baza de Date Centralizata MSSQL – calea bazei de date centralizata
• Autentificare Server: Tip Server
• Nume Acces – username-ul de conectare la baza de date centralizata
• Parola – parola de conectare la baza de date centralizata

Pentru baze de date de magazine individuale se completeaza urmatoarele :

• IP Server Firebird SQL – adresa IP a serverului unde este gazduita baza de date
• Baza de Date Magazin – calea bazei de date
• Nume Acces – username-ul de conectare la baza de date
• Parola – parola de conectare la baza de date

Dupa ce au fost setate configurarile la baza de date se trece la etapa a doua in care se acceseaza meniul Optiuni->tab-ul Setari Transmitere Date, apoi se da click pe subtab-ul Filtrare Documente unde se vor selecta magazinele(in cazul in care se foloseste o licenta de Centrala de magazine cu baza de date MSSQL, setarea nu este necesara pentru tipurile de baza de date Firebird) . Dupa selectarea magazinelor din panel-ul din partea dreapta se vor selecta tipurile de operatii pentru care se vor exporta fisierele necesare pentru importul in Saga si data de la care se doreste exportul datelor.

In etapa a treia se va defini planul de conturi. Aceasta operatie se face prin accesarea meniului Optiuni-> tab-ul Setari Transmitere Date, subtab-ul Plan de Conturi.

Pentru autocompletarea valorilor implicite se va da click dreapta si se va selecta optiunea Adauga Valori Implicite, iar tabelul se va popula cu fiecare operatie in parte si conturile contabile pentru fiecare magazin selectat la pasul anterior. 

Pentru fiecare tip de operatie SmartCash specificata in tabel este obligatoriu sa se completeze informatiile legate de Cont Debitor, Cont Creditor, Cont Tva , Cont Adaos si Tip Contare similar cu cele definite in aplicatia de contabilitate Saga.

Planul de conturi in aplicatia Saga se regaseste in meniul Fisiere->Plan de Conturi. Este recomandat ca definirea acestora sa se faca impreuna cu contabilul societatii.

In etapa a patra se va parametriza calea locala in care se vor salva fisierele generate, precum si intervalele de generare si verificare documente. Setarile se fac astfel :

• Cale Export Fisiere Date – prin apasarea pictogramei se va selecta calea locala unde se vor salva fisierele.
• Interval Verificare Documente de Transmis(min) – timpul la care se marcheaza pentru export documentele inchise (recomandat ca acest timp sa fie de 60 de minute)
• Interval Generare Documente Export(min) – timpul masurat in minute la care se vor genera intr-un singur export pentru fiecare tip de operatie documentele marcate anterior(recomandam ca acest interval sa fie la limita maxima intrucat importul sa se realizeze o data pe zi).
• Vechime maximi fisiere procesate(zile) – numarul maxim de zile de pastrare a documentelor generate pentru export (raportate la data generarii fisierelor)
• Segmenteaza fisiere exportate pe magazine – bifarea acestei functii va genera cate un tip de fisier pentru fiecare tip de operatie segmentat pe magazine. Aceasta optiune duce la un numar mai mare de fisiere cu o dimensiune mai mica astfel incat ele pot fi procesate mai rapid la importul in Saga .
• Transmite codul judetului in locul denumiri judetului – Aceasta optiune se bifeaza in comformitate cu optiunile din Saga, daca se utilizeaza denumirea completa sau abrevierea judetelor pentru parteneri.

Aplicatia va trebui instalata in regim de serviciu Windows astfel incat sa nu fie necesara interventia operatorului ori de cate ori vor trebui exportate noi date.

Instalarea aplicatiei ca serviciu Windows se va face din meniul Program->Administrare->Serviciu Windows->Instalare Serviciu Windows

Dupa configurarea programului SmartCash BookKeeping si dupa generarea fisierelor se intra in aplicatia de contabilitate Saga in meniul Diverse tab-ul Import Date din fisiere XML sau DBF, se selecteaza in Cale Import Date locatia unde au fost generate fisierele de aplicatia SmartCash BookKeeping. Dupa selectia locatiei, fisierele exportate vor aparea in aplicatia de contabilitate Saga urmand apoi sa se apese butonul import pentru fiecare fisier in parte.

Atentie!!! Ordinea in care se importa fisierele in SAGA trebuie sa fie totdeauna urmatoarea:

1. Fisierul de Articole
2. Fisierul de Furnizori
3. Fisierul de Intrari
4. Fisierul de Clienti
5. Fisierul de Iesiri

Dupa importul datelor in aplicatia de contabilitate Saga pentru a verifica datele se va accesa meniul Operatii->Intrari/Iesiri (in functie de datele ce doresc a fi verificate).

In partea superioara sunt afisate detaliile legate de factura, iar in partea inferioara vom identificat detaliile legate de articolul de pe factura. Campul Cod din aplicatia de contabiliate SAGA reprezinta cheia de legatura din baza de date a aplicatiei SmartCash Shop (ARTNR pentru articole, IDCLIENT pentru clienti si IDFURNIZOR pentru furnizori).