• Modificarea formularelor de evidenta a instalarii

  Modificarea formularelor de evidenta a instalarii

  Postat de Dor la 6 mai 2009 la 12:23

  Stimati Parteneri,

  Ca urmare a restructurarii sistemului de de vanzari si de service national pentru solutiile furnizate de firma noastra, va transmitem atasat modelele noilor formulare pentru evidenta lucrarilor de instalare aferente solutiilor SmartCash RMS.
  Pachetul de formulare va fi disponibil in cursul lunii mai sub forma de carnet autocopiativ cu cate 3 exemplare pentru fiecare tip de document, in fiecare cutie cu programele SmartCash RMS, pentru toate solutiile care includ ore de instalare preplatita (vaucher de instalare). Formularele vor fi inseriate unitar si vor permite urmarirea precisa a procesului de instalare si training, in mod transparent fata de clientii finali. Pana la data finalizarii procesului de tiparire puteti folosi formularele atasate, in vederea evidentierii lucrarilor efectuate.

  Formularele incluse sunt urmatoarele:
  1. Proces Verbal de Receptie a Instalarii
  2. Fisa de interventie pentru servicii preplatite
  3. Proces Verbal de Receptie Finala
  4. Fisa de Instruire operatori Backoffice
  5. Fisa de instruire operatori FrontOffice

  Formularele 1,2 si 3 vor fi incluse intr-un carnet separat denumit Cartea de Instalare si Intretinere a Solutiei. In carnet va exista cate un singur exemplar din procesele verbale (cate 3 copii fiecare) si un numar de 10 exemplare pentru fisa de interventie.
  Prima pagina din Cartea de Instalare va fi constituita de Vaucher-ul de servicii preplatite, care va avea inregistrate numarul de ore incluse, preplatite de client.

  Toate tipurile de documente vor avea 3 exemplare autocopiative colorate diferit Albastru(Original)/Rosu/Verde. Fiecare exemplar are cate o destinatie diferita: Albastru – Partener certificat, Rosu – Magister Software pentru decontare si Verde ramane la client in carnetul respectiv.

  Documentele 4 si 5, fisele de instruire, vor fi livrate de asemenea in pachetul cu programul, dar separat de cartea de instalare, avand de asemenea cate 3 exemplare autocopiative fiecare colorate similar. Ca si cartea de instalare, fisele de training vor fi inseriate unitar.

  Cartea de Instalare si Intretinere a Solutiei trebuie sa ramana in permanenta in posesia clientului, la locatia de instalare a solutiei.
  Fisele de Instruire vor fi ridicate de catre partenerul certificat la deschiderea lucrarii si vor fi utilizate pe durata derularii instalarii (max 30 zile de la data PV de receptie a instalarii). Dupa finalizare, Partenerii vor inmana fisele de training (numai exemplarul verde) clientului, odata cu incheierea procesului verbal de receptie finala.

  Modul de inregistrare a serviciilor de instalare.
  1. La deschiderea lucrarii, agentul de teren al Partenerului Certificat va solicita clientului Cartea de Instalare si Fisele de Instruire incluse in cutie.
  2. Va completa datele firmei sale, precum si data si celelalte informatii solicitate pe vaucher-ul cu servicii preplatite de instalare (reprezentant client, etc)
  3. Va semna angajamentul de instalare impreuna cu clientul (vaucher-ul contine un text explicativ care reprezinta de fapt acest acord – acordul beneficiarului ca furnizorul sa efectueze implementarea).
  4. Va detasa exemplarele albastru si rosu din vaucher, dupa care va putea incepe instalarea.
  5. Pentru orice deplasare efectuata va solicita Cartea de Instalare in vederea inregistrarii deplasarii si a duratei acesteia pe Fisa de interventie pentru servicii preplatite (sunt 10 astfel de fise, pentru un numar maxim de 10 deplasari). Fiecare astfel de fisa include campuri de inregistrare atat pentru deplasare, cat si pentru tipul si durata serviciilor prestate. Fisele trebuiesc contrasemnate si stampilate de catre un reprezentant al beneficiarului. Dupa fiecare interventie Partenerul trebuie sa detaseze cele 2 exemplare ale fisei (albastru si rosu) pentru evidenta interna a lucrarii.
  6. La incheierea instalarii echipamentelor si/sau a programelor in locatie, partenerul certificat trebuie sa incheie impreuna cu reprezentantul beneficiarului Procesul verbal de receptie a instalarii. Data acestui document este foarte importanta, deoarece conform contractului, valabilitatea vaucher-ului de ore preplatite este de 30 de zile incepand cu aceasta data. Cu alte cuvinte clientul trebuie sa utilizeze orele altfel le pierde.
  7. Pentru efectuarea procesului de instruire a personalului se vor folosi fisele de instruire. Fisele acopera instruirea pentru maxim 12 persoane pentru pana la 10 sesiuni succesive de training fara a mai fi nevoie sa schimbati formularul. Fisele de instruire vor ramane pe toata durata implementarii la partenerul certificat. In aceasta perioada acesta poate folosi informatiile din fise pentru organizarea activitatii.
  8. La finalizarea fiecarei sesiuni de instruire se vor consemna operatiunile efectuate si participantii la training vor semna de luare la cunostinta. Va fi consemnata pe fisa data sesiunii de training precum si numele agentului delegat din ziua respectiva.
  9. La incheierea training-ului sau nu mai tarziu de 30 de zile de la data PV de instalare, se va incheia PV de receptie finala cu verificarea impreuna cu clientul final a indeplinirii cerintelor respective.

  Pentru decontarea vaucher-ului de instalare partenerul certificat trebuie sa transmita Magister Software exemplarul Rosu al fiecarui tip de document dupa cum urmeaza:
  – Vaucher-ul cu servicii preplatite.
  – PV de receptie a instalarii.
  – Fisele de interventie pentru servicii preplatite consumate.
  – Fisele de instruire completate si semnate de catre reprezentantii beneficiarului.
  – Procesul verbal de receptie finala

  Toate documentele trebuiesc contrasemnate si stampilate de catre reprezentantii beneficiarului pentru a fi valabile.

  Sper ca nu sunt prea multe detalii intr-un singur mail, dar foarte multi dintre dvs. au solicitat o informare exacta cu privire la procesul de instalare si la decontarea serviciilor preplatite.
  Va rog din suflet sa nu uitati ca este un serviciu lansat in premiera in Romania (firme cu nume mari s-au ferit de asa ceva) si inerent vor aparea probabil situatii care nu au fost incluse in formularizarea prezenta.
  In orice caz, setul de documente pentru decontare va ramane acelasi pentru a putea sa usuram invatarea proceselor de implementare necesare.
  Vom mai reveni cu detalii particulare pe mail. De asemenea va rog sa aveti amabilitatea de a ne contacta telefonic pentru detalii sau lamuriri privind completarea formularelor.

  Cu deosebita stima,

  Dor Bujor Padureanu
  General Manager

  Attached files

  Dosar Instalare.zip (38 KB)

  Dor a răspuns 15 ani, 8 luni în urmă 1 Membru · 0 Răspunsuri
• 0 Răspunsuri

Conectați-vă pentru a răspunde